Der schnellere und einfachere Weg zur Verwaltung von KPIs im Jahr 2021 mit einer Berichtssoftware

2022 ist endlich da – und es sieht so aus, als ob das Jahr fast so unsicher sein wird wie 2021 oder 2020. In den letzten Monaten hat Ihr Unternehmen sein Bestes getan, um die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) für das neue Jahr zu planen. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Pläne in die Tat umzusetzen.

Die Experten für Budgetierungs- und Berichtssoftware von Solver helfen Ihnen mit dieser Kurzanleitung zur Planung, Überwachung und Verwaltung Ihrer Unternehmens-KPIs.

Um diesen Leitfaden übersichtlich zu gestalten, beginnen wir mit dem Beginn des KPI-Planungsprozesses, aber Sie können gerne zu den Schritten 5 und 6 übergehen, um die Überwachungsschritte zu erlernen, wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder Ihre KPIs für 2021 bereits festgelegt haben.

Ein Überblick über den KPI-Planungsprozess im Unternehmen mit Hilfe von Reporting-Software

Als Prozess ist die Erstellung von KPIs relativ einfach. Er ist sequentiell, d. h. jedes Element baut auf dem vorhergehenden auf.

Bewährte Verfahren empfehlen die folgenden Schritte in der angegebenen Reihenfolge:

• Bewerten Sie den aktuellen Stand Ihres Unternehmens anhand einer SWOT-Analyse.
• Entwickeln Sie eine Vision davon, wo Sie in diesem Jahr und in den kommenden Jahren stehen wollen.
• Entwickeln Sie Ihre Strategie, indem Sie quantifizierbare, zeitgebundene Ziele festlegen.
• Erstellen Sie ein Budget auf der Grundlage dieser Ziele
• Verfolgen Sie die Fortschritte bei Ihren KPIs
• Passen Sie Ziele und KPIs bei Bedarf auf der Grundlage der Ergebnisse an.

Wie bei den meisten Geschäftsprozessen steckt der Teufel natürlich im Detail. Deshalb konzentriert sich dieser Leitfaden auf die Details und führt Sie durch den vollständigen, durchgängigen KPI-Prozess.

Sollen wir anfangen?

Schritt 1: Bewerten Sie den aktuellen Stand Ihres Unternehmens mithilfe einer SWOT-Analyse

Eine SWOT-Analyse ist ein Leitfaden zur Untersuchung der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Ihres Unternehmens. Sie hilft Ihnen, den aktuellen Stand Ihres Unternehmens klar zu erkennen, und gibt Ihnen Hinweise auf die nächsten Schritte, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Hier finden Sie eine sehr einfache Vorlage, die Ihnen den Einstieg in die SWOT-Analyse erleichtert, aber Sie können durchaus noch detaillierter werden (wie Sie später sehen werden).

Ein Bild eines SWOT-Diagramms, das Ihrem Unternehmen helfen soll, sich auf die Verfolgung von KPIs und die Verwendung von Berichtssoftware vorzubereiten
Tragen Sie in jedes Feld Ihre Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken ein.

Natürlich können Sie auch von einer guten Planungs- und Budgetierungssoftware wie Solver erwarten, dass sie benutzerfreundliche Eingabeformulare bereitstellt, die Ihnen helfen, den Prozess des Ausfüllens einer SWOT-Analyse zu beschleunigen und gleichzeitig die Genauigkeit zu wahren.

Schritt 2: Entwerfen Sie eine Vision davon, wo Sie in diesem Jahr und in den kommenden Jahren sein wollen

In diesem Schritt werden Sie die Ergebnisse Ihrer SWOT-Analyse nutzen, um zu planen, wohin Sie Ihr Unternehmen in Zukunft führen wollen.

Arbeiten Sie mit dem Vorstand des Unternehmens zusammen, um Antworten auf Fragen wie diese zu finden:

• Was ist Ihr Auftrag?
• Was ist nicht Ihr Auftrag?
• Wohin wollen Sie gehen?

Sobald Sie diese grundlegenden Fragen geklärt haben, können Sie diesen Schritt abschließen, indem Sie einen Rahmen für Ihre langfristigen Ziele schaffen. In dieser Phase ist es eine gute Idee, über Ihre Ziele für folgende Bereiche nachzudenken:

• Finanzen (z. B. Erreichen von 100 Millionen Dollar bis 2026)
• Kundenerfahrung (z. B. Reduzierung der Lösungszeiten um 50 % bis 2021)
• Betrieb (z. B. Steigerung der Produktion um 20 % bis 2022)
• Mitarbeiter (z. B. Einstellung von 3 Vollzeit-Vertriebsmitarbeitern im Jahr 2021)

Die Budgetierungs- und Berichtssoftware von Solver ermöglicht die einfache Gestaltung praktischer Strategie- und Zieleingabeformulare (siehe unten), die Unternehmen dabei helfen, ihre KPIs bei der Erstellung und Anpassung im Auge zu behalten.

Strategie- und Zieleingabeformular
Eine organisierte Methode zur Erstellung, Verfolgung und Weitergabe von Zielen ist für den Erfolg von KPIs entscheidend.

Schritt 3: Entwickeln Sie Ihre Strategie durch die Erstellung quantifizierbarer, zeitlich begrenzter Ziele

Im Rahmen Ihres jährlichen Budgetierungsprozesses (wenn nicht sogar häufiger) wird Ihr Führungsteam erreichbare Taktiken festlegen wollen, um die langfristigen Ziele zu erreichen, die Sie im vorherigen Schritt skizziert haben. Es kann hilfreich sein, Ihre Ziele in Ziele für das Jahr 1, Ziele für das Jahr 2 usw. aufzuschlüsseln.

Wandeln Sie Ihre Ziele in messbare KPIs um, die Sie mit einer Berichtssoftware leicht verfolgen können, wenn Sie sich an die bewährte Praxis halten, SMART-Ziele zu erstellen, die wie folgt lauten

• Spezifisch – verwenden Sie einen engen Fokus anstelle eines breiten Fokus
• Messbar – legen Sie fest, welche Messgrößen den Erfolg belegen
• Achievable/Erreichbar – stellen Sie sicher, dass die Ziele innerhalb eines realistischen Zeitrahmens erreicht werden können
• Relevant – stimmen Sie jedes Ziel mit Ihren Werten, Ihrem Auftrag und Ihren langfristigen Zielen ab
• Timebound/Zeitgebunden – legen Sie ein vernünftiges Enddatum fest, um Begeisterung und Priorität aufrechtzuerhalten

Die nachstehende Vorlage von Verne Harnishs Unternehmen Growth Institute wird als One-Page Strategic Plan bezeichnet und hilft Ihnen, Ihre KPI-Ziele auf einer einzigen Seite zu organisieren.

Bild eines einseitigen strategischen Plans

Vergessen Sie bei der Erstellung Ihrer unternehmensweiten KPIs nicht, auch die KPIs auf Abteilungsebene und die KPIs der einzelnen Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu planen. Individuelle KPIs sind oft an die Vergütung oder Boni gebunden.

Wenden Sie die Schritte 1 bis 3 auf Ihre Abteilungs- und individuellen KPI-Planungsaktivitäten an, um auf jeder Ebene Ihres Unternehmens auf Kurs zu bleiben.

Schritt 4: Entwerfen Sie ein Budget auf der Grundlage Ihrer KPIs

Sobald Sie Ihre KPIs kennen, sollten Sie die Ressourcen in Ihrem Budget auf die Erreichung Ihrer Ziele und die Umsetzung Ihrer Unternehmensstrategie ausrichten.

Der jährliche Budgetierungsprozess ist ein zu langwieriges Thema, um es in diesem Artikel zu behandeln, aber glücklicherweise haben die Experten für Finanzplanungs- und Budgetierungssoftware von Solver einen ausführlichen Leitfaden erstellt, der Ihnen dabei hilft, das Beste aus Ihren Budgetierungsaktivitäten in unserer aktuellen Wirtschaftslandschaft herauszuholen.

Lesen Sie jetzt das Whitepaper „Best Practices im Budgetierungsprozess“, um mehr zu erfahren.

Bislang waren alle diese Schritte Teil des jährlichen Planungsprozesses, der alles von der Dokumentation Ihrer Unternehmensvision bis zur Festlegung Ihres Jahresbudgets umfasst, wie Sie in der folgenden Grafik sehen können.

Abbildung des Planungs-, Ausführungs- und Analyseprozesses für KPIs von Anfang bis Ende
Die Verwendung einer Budgetierungs- und Berichterstattungslösung oder einer Corporate Performance Management-Softwarelösung wie Solver hilft Ihnen, die Aufgaben und Instrumente im KPI-Planungsprozess aufeinander abzustimmen.

Eine gute Budgetierungssoftware oder Corporate Performance Management-Lösung wie Solver bietet zeitsparende Tools für jeden dieser Schritte, darunter:

• Strategie- und Zieleingabeformular (beschrieben und abgebildet in Schritt 2)
• Solver Process Manager (beschrieben und abgebildet in Schritt 5)
• Jährlicher Budget-KPI-Bericht

Schritt 5: Verfolgen Sie den Fortschritt bei Ihren KPIs

In diesem Schritt beginnen Sie mit der Verwaltung Ihrer Unternehmens-, Abteilungs- und individuellen KPIs, indem Sie sicherstellen, dass jeder KPI von einer Liste geeigneter Aufgaben begleitet wird, die von bestimmten Personen zu erledigen sind.

Dieser Schritt mag kompliziert klingen, und ehrlich gesagt war dies in der Vergangenheit wahrscheinlich ein Alptraum für die Verwaltung von Tabellenkalkulationen. Glücklicherweise machen es moderne KPI-Tracking-Tools wie der Solver Process Manager einfach, die Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten und alle KPIs und verantwortlichen Parteien auf dem Laufenden zu halten.

In der Abbildung unten sehen Sie, wie der Solver Process Manager:

• Anzeige einer Checkliste für Aufgaben
• Zeigt die Verantwortlichen für jede Aufgabe an
• Bereitstellung von Ressourcen für jede Aufgabe
• Klärt die Frist für jede Aufgabe
• Verfolgt den Fortschritt auf der Checkliste

Da der Solver-Prozessmanager cloudbasiert und vollständig in die Solver-Budgetierungs- und Berichterstattungssoftware integriert ist, kann er von jedem Ort und zu jeder Zeit sicher aufgerufen und aktualisiert werden. Dies erleichtert den Informationsfluss zwischen dem Process Manager und den Vorlagen oder Berichten für die Strategieerstellung.

Apropos Berichte: Bewährte Praktiken empfehlen, dass Sie es sich zur Gewohnheit machen, die wichtigsten Leistungsindikatoren mindestens einmal im Monat zu überprüfen, wobei Sie sich in monatlichen Besprechungen auf die KPIs auf Unternehmensebene und in Abteilungsbesprechungen oder Einzelgesprächen mit den Managern auf die KPIs auf Abteilungsebene und auf einzelne Mitarbeiter konzentrieren sollten.

Um Sie bei der Verfolgung und Überwachung Ihrer KPIs zu unterstützen, bieten moderne Budgetierungs- und Berichtssoftwarelösungen wie Solver flexible Berichts- und Dashboard-Module mit Vorlagen wie z. B.:

• Formular zur Verfolgung des Status strategischer Initiativen und zur Rechenschaftslegung
• KPI-Warnbericht
• Financial KPI Dashboard (interaktiv – probieren Sie es aus!)
• Top 10 KPI-Bericht mit 13-monatiger rollierender Trendanalyse
• Strategischer KPI-Bericht
• Detaillierter KPI-Abweichungsbericht

Jedes dieser Tools bietet auch Drilldown-Funktionen und viele verfügen über Kommentarfelder, die Vorstandsmitgliedern, Führungskräften und Managern helfen, Abweichungen und andere Überraschungen leicht zu erklären.

Schritt 6: Passen Sie Ziele und KPIs nach Bedarf an, basierend auf den Ergebnissen in Ihrer Berichtssoftware

Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, regelmäßig über den Fortschritt der KPIs Ihres Unternehmens zu berichten und diese zu überwachen, werden Sie auf natürliche Weise ein Wachstums- oder Verbesserungspotenzial in jedem Bereich oder Prozess in Ihrem Unternehmen erkennen.

Noch besser: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine leistungsorientierte Kultur schaffen, in der die KPIs konsequent verfolgt und gemessen werden, werden Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich auch innovative Ziele und KPIs vorschlagen!

Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter neue und aufregende Ideen für das Wachstum und die Leistung des Unternehmens entwickeln, ist es eine kluge Idee, die aktuellen Ergebnisse mit Prognosetools zu nutzen, um für den nächsten Monat, das nächste Quartal und das nächste Jahr zu planen.

Sie können diesen Prozess rationalisieren (und auch Ihren Budgetierungsprozess verkürzen), indem Sie Prognosetools in Ihrer Berichtssoftware verwenden, wie z. B.:

• Vorausschauende Prognosen auf der Grundlage von Trendanalysen
• Monatlicher Gewinn- und Verlustbericht mit Budget- und Prognoseabweichungen
• Prognose der Abonnementeinnahmen
• Monatlicher Gewinn- und Verlustprognosebericht

Holen Sie mehr aus Ihren KPIs im Jahr 2021 und darüber hinaus heraus

Obwohl niemand genau weiß, was die Zukunft bringen wird, wissen alle Führungskräfte in Unternehmen, dass die Zukunft voller Überraschungen steckt. Agilität ist der Schlüssel zum Erfolg in unserer unsicheren Geschäftswelt.

Eine der besten Möglichkeiten, die Agilität zu erhalten und gleichzeitig den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens treu zu bleiben, besteht darin, in Ihrem Unternehmen eine leistungsorientierte Kultur zu schaffen, in der jeder Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben verantwortlich ist, die dem Unternehmen als Ganzes helfen.

Wenn Sie bereit sind, Ihre KPIs ab 2021 effektiv, schnell und einfach zu verfolgen, sprechen Sie mit den Experten für Planungs- und Berichtssoftware bei Solver, um mehr über unsere marktführenden Budgetierungs-, Berichts- und KPI-Tools zu erfahren.

Erhalten Sie Antworten von den KPI-Experten.

Mit Solver haben Sie Zugriff auf Hunderte von Finanzplanungsvorlagen und -berichten sowie auf ein umfangreiches Vorlagenglossar und erfahrene Mitarbeiter, die Ihnen gerne ihr Fachwissen zur Verfügung stellen. Solver unterstützt Sie bei all Ihren Planungs- und Berichtsanforderungen, damit Sie die finanzielle Zukunft Ihres Unternehmens mit Zuversicht angehen können.