Die wichtigsten Data-Warehouse-Funktionen in den besten CPM-Softwareanwendungen

Dieser Artikel ist Teil 5 einer 8-teiligen Serie zur Evaluierung der besten CPM-Tools für Ihr Unternehmen. Teil 5 konzentriert sich auf Überlegungen zum Data Warehouse, auf die Sie sich bei der Bewertung der besten CPM-Softwareanwendungen konzentrieren sollten.

Im digitalen Zeitalter sind die Unternehmen am erfolgreichsten, die schnellere und bessere Entscheidungen treffen als ihre Konkurrenten – genaue Entscheidungen erfordern jedoch genaue Informationen. Da alle Unternehmen zusätzlich zu ihrem ERP-System über zahlreiche Datenquellen verfügen, ist es sehr zeit- und arbeitsaufwändig, Informationen aus allen internen Systemen zu extrahieren und zusammenzustellen. Die Tatsache, dass die meisten dieser Systeme inzwischen in der Cloud angesiedelt sind, macht es nicht einfacher.

Diese Anforderung an eine schnelle Entscheidungsfindung hat dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen ein Cloud Data Warehouse implementieren, um die Datenerfassung, Berichterstattung und Analyse zu rationalisieren. Einige dieser Data-Warehouse-Plattformen sind in Corporate Performance Management (CPM)-Lösungen enthalten. Da CPM-Lösungen bereits Datenbanken zur Speicherung von Finanzdaten und Budgets verwenden, bieten diese Anbieter manchmal ein erweiterbares CPM an, das auch als Data Warehouse dienen kann. Mehr dazu später.

Die Implementierung eines unternehmensweiten Data Warehouse kann jedoch ohne die richtige Technologieauswahl und Planung riskant und teuer sein. Und natürlich muss der Return on Investment (ROI) positiv sein.

Bei der Suche nach der besten Data-Warehouse-Plattform für Ihr Unternehmen sind einige Funktionen wichtiger als andere.

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einer Data-Warehouse-Anwendung achten sollten

Während die meisten Anbieter wahrscheinlich mehr als 100 Funktionen in ihrem Produkt vorweisen können – was die Softwareauswahl zu einem virtuellen Alptraum machen kann – gibt es eine klare 80/20-Regel, die angewandt werden kann, um die kritischen Erfolgsfaktoren herauszuarbeiten.

Im Folgenden finden Sie eine Liste von fünf wichtigen Funktionsbereichen, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Data-Warehouse-Plattform

In der heutigen Welt sind IT-Abteilungen und Unternehmensleiter bestrebt, ihre Anwendungen aus dem Serverraum in die Cloud zu verlagern. Daher werden die meisten neuen Data Warehouses jetzt in der Cloud bereitgestellt. Alle großen Datenbankanbieter bieten ihre eigenen Data Warehouse-Plattformen an, darunter Microsoft, Oracle, Amazon (AWS), IBM, Snowflake und andere.

Bei der Auswahl einer Lösung sollten interne Kenntnisse, Kosten und andere Faktoren berücksichtigt werden. Jeder Cloud-CPM-Anbieter, der eine Lösung anbietet, die sich zu einem vollständigen Data Warehouse ausbauen lässt, läuft in der Regel auch auf einer dieser Plattformen, entweder mit der Datenbank des Cloud-Anbieters oder einer proprietären Datenbank.

2. Eigenentwickeltes versus kommerzielles Data Warehouse

In der Vergangenheit kamen die meisten Unternehmen entweder ohne ein Data Warehouse aus oder sie erwarben eine Datenbanklizenz wie Microsoft SQL Server oder Oracle und entwickelten ein selbst entwickeltes System. Für ein mittelgroßes Unternehmen konnte ein solches Projekt bis zu neun Monate oder länger dauern und kostete oft mehr als 100.000 Dollar an Beratungskosten (für ein großes Unternehmen noch viel mehr).

Heutzutage gibt es jedoch eine Reihe kommerzieller Cloud-basierter Data Warehouses mit benutzerfreundlichen Oberflächen, die eine menügesteuerte Konfiguration bieten, für deren Ausführung nur wenige technische Kenntnisse erforderlich sind. Infolgedessen nutzen die meisten Unternehmen, insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen, kommerzielle Cloud-Data-Warehouses, die über eine Weboberfläche vorgefertigt und konfigurierbar sind.

Daher muss jedes gute Data Warehouse Anwendungsprogrammierschnittstellen (API) bereitstellen, damit Integrationstools und Business Intelligence (BI)-Lösungen mit dem Data Warehouse verbunden werden können.

Hier ist ein Beispiel für eine kommerzielle Data-Warehouse-Schnittstelle:

3. Separates Data Warehouse oder kombiniert mit CPM-Lösung?

Wenn der Auswahlprozess von einer IT-Abteilung gesteuert wird und die Data-Warehouse-Lösung von ihrem Team verwaltet wird, bevorzugen sie oft ein eigenständiges kommerzielles Data-Warehouse oder haben bereits ein Enterprise Data-Warehouse im Einsatz. Eine CPM-Lösung mit Data-Warehouse-Funktionalität wird zu einer zentralen Berichts- und Planungsdatenbank, die die im Data-Warehouse des Unternehmens (sofern bereits vorhanden) sowie in ERP-, Gehaltsabrechnungs- und anderen Systemen gespeicherten Daten nutzen kann.

Dieser Kombinationsansatz kann kostengünstiger sein und hat den zusätzlichen Vorteil, dass CPM-Tools leistungsfähige Berichtsschreiber bieten, mit denen das Berichts- und Planungs-Data-Warehouse direkt abgefragt werden kann, ohne dass ein weiteres Reporting-Tool eines Drittanbieters gekauft werden muss.

4. Extraktion, Transformation und Laden von Daten (ETL)

ETL ist in der Regel der technisch aufwendigste und langwierigste Teil eines Data-Warehousing-Projekts. Dies liegt daran, dass hier Daten aus verschiedenen Transaktionsquellen extrahiert, in das für die Speicherung im Data Warehouse erforderliche Format umgewandelt und dann das automatische Laden der Daten eingerichtet werden muss. Viele der führenden Data-Warehouse- und CPM-Lösungen bieten ihre eigenen nativen ETL-Tools an, oft mit vorgefertigten Konnektoren zu gängigen Datenquellen. Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe von ETL-Drittanbietern, die als „Middleware“ zwischen Ihren Transaktionsquellen und dem Data Warehouse fungieren können. Natürlich sind diese mit eigenen Abonnementkosten verbunden.

Sie sollten immer detaillierte Informationen über die Integration des Anbieters in Ihre Systeme anfordern, einschließlich des Zeit- und Kostenaufwands für deren Konfiguration. Eine wirklich gute, vorgefertigte Integration sollte höchstens eine Stunde für die Konfiguration benötigen, während „Toolboxen“ Tage für die Einrichtung und Verbindung mit jeder Datenquelle benötigen können. Welche Lösung Ihr Anbieter anbietet, wird daher in der Regel deutlich, wenn Sie die Kostenvoranschläge für den Integrationsschritt bei der Implementierung sehen.

Ohne gute, automatisierte Integrationen in Ihre Quellsysteme werden Ihre Benutzer viel Zeit mit dem Laden und eventuellen „Bereinigen“ von Daten verschwenden.

5. Module, Dimensionen und Bäume

Im Allgemeinen speichern Data Warehouses Transaktionen und Dimensionen und verknüpfen diese in ihrem Schema. In kommerziellen Data-Warehouse-Benutzeroberflächen kann ein Administrator den Dimensionen (Konten, Unternehmen usw.) in der Regel Geschäftslogik hinzufügen, indem er Hierarchien einrichtet, die als grafische Bäume oder Attribute dargestellt werden. Diese Hierarchien werden dann von Berichtsschreibern und Dashboards verwendet, um Berichte und Konsolidierungen zu automatisieren.

Um die beste Data-Warehouse-Lösung für Ihre geschäftlichen Anforderungen auszuwählen, ist es ratsam, eine Demonstration des Webportals zu erhalten. So können Sie sich ein Bild davon machen, wie benutzerfreundlich die Verwaltung der Dimensionen und Daten ist und wie viel Aufwand für die Einrichtung der Benutzersicherheit und die Kontrolle der Zugriffsrechte erforderlich ist.

Wie viel kostet eine Data-Warehouse-Lösung?

Cloud-basierte Data Warehouses werden auf Abonnementbasis verkauft, und die Anbieter haben verschiedene Preismodelle, die Faktoren wie folgende beinhalten können:

• Anzahl der Benutzer
• Anzahl der Datenquellenkonnektoren
• Anzahl der in der Datenbank gespeicherten Transaktionen
• Umfang der Datenverarbeitung

Anbieter, die mandantenfähige Lösungen gegenüber Einzelsystemen pro Kunde anbieten, haben einen Kostenvorteil, da Upgrades einfacher sind und die Verarbeitungsressourcen gemeinsam genutzt werden können.

Abgesehen von den Funktionen und dem angegebenen Preis gibt es noch einige weitere Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie die Preise der in Frage kommenden Anbieter einholen:

• Enthält das Jahresabonnement jedes Anbieters die gleiche Anzahl von Benutzern und Modulen?
• Wenn Sie einen Rabatt erhalten, wie lange dauert es, bis der Listenpreis wieder gilt?
• Verfügt der Anbieter über eine schriftliche Richtlinie für jährliche Preiserhöhungen?
• Beziehen sich die Kostenvoranschläge der einzelnen Anbieter auf genau dieselbe Arbeit?

Eine gute Faustregel ist es, jeden Anbieter nach den gesamten Abonnementkosten für die ersten 5 Jahre zu fragen. Vergewissern Sie sich, dass mögliche Preiserhöhungen darin enthalten sind. Wenn sich der Anbieter im Besitz einer Private-Equity-Firma befindet, besteht die Möglichkeit, dass er verkauft wird, während Sie noch Kunde sind. Lassen Sie sich daher ein Dokument aushändigen, in dem die Preiserhöhungspolitik für die Zukunft dargelegt wird, einschließlich der Bestimmungen für den Fall, dass der Anbieter an ein anderes Unternehmen verkauft wird.

Hier finden Sie ein Tool, das Ihnen hilft, Anbieter zu vergleichen und die Investitionsrentabilität (ROI) zu berechnen.

Warum nicht das ERP-System als Datenlager nutzen?

Einige ERP-Anbieter und Implementierungspartner schlagen ihren Kunden vor, das ERP-System als Data Warehouse zu nutzen. Das könnte funktionieren, wenn alle oder die meisten Daten aus dem ERP-System selbst stammen. Die meisten Data-Warehouse-Anwendungsfälle funktionieren jedoch aus diesen Gründen nicht gut innerhalb einer ERP-Datenbank:

• Große Datenmengen und -verarbeitungen könnten das ERP-System verlangsamen und die tägliche Arbeit der Buchhalter erschweren.
• Die Lizenzierungsanforderungen für das ERP-System können teurer werden als erwartet.
• Einige ERP-APIs sind möglicherweise nicht für einen flexiblen und schnellen Datenimport und -export geeignet.
• ERP-Datenbanken sind in der Regel nicht dafür ausgelegt, eine Vielzahl von Details aus anderen Datenquellen wie CRM-Daten, Helpdesk-Informationen oder anderen Lösungen problemlos zu verarbeiten.
• ERP-Systeme bieten in der Regel keine Best-of-Breed-Berichterstattung, Budgetierung und Dashboards, so dass die Wahrscheinlichkeit besteht, dass Sie am Ende ohnehin Daten aus dem ERP-„Data Warehouse“ in CPM- und BI-Systeme exportieren werden.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Wahl einer neuen Data-Warehouse-Lösung zur Zentralisierung Ihrer wichtigen Daten zur Unterstützung von Front-End-Tools, die eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen, für Unternehmen aller Branchen zunehmend zu einer strategischen Priorität wird. Wie bereits erwähnt, sind bestimmte Funktionen wichtiger als andere und können – zusätzlich zu einem gut durchgeführten Implementierungsprozess – entscheidende Erfolgsfaktoren sein.

Hier finden Sie ein kostenloses Tool zum Anbietervergleich und zur Ermittlung der Kapitalrendite, mit dem Sie Anbieter anhand einer Reihe von Funktionen vergleichen können. Dieses Tool enthält auch einen einfachen ROI-Rechner, der Teil der Gesamtbewertung des Anbieters ist.