Die wichtigsten Excel-Funktionen der besten Softwareanwendungen für Planung und Finanzberichterstattung

Dieser Artikel ist Teil 3 einer 8-teiligen Serie über die Evaluierung der besten CPM-Tools für Ihr Unternehmen. Teil 3 konzentriert sich auf Excel-Funktionen, die die besten Softwareanwendungen für Planung und Finanzberichterstattung stärken.

Fast jeder Finanzexperte liebt und hasst Microsoft Excel zugleich. Es scheint, als könnten wir nicht damit und nicht ohne es leben!

Wenn Sie also eine neue Finanzberichts- oder -planungslösung anschaffen möchten und die Anbieter in der engeren Auswahl vergleichen, gehört die Interaktion der einzelnen Lösungen mit Excel zu den wichtigsten Anforderungen der Anwender.

Während zwischen 2010 und 2015 immer mehr Cloud-Lösungen auf den Markt kamen, vertraten die browserbasierten Anbieter die Meinung, dass ihre Tools Excel komplett überflüssig machen würden. Doch schon nach kurzer Zeit vermissten ihre Kunden die Formatierungs- und Berechnungsmöglichkeiten von Excel (sowie dessen Vertrautheit) bei der Erstellung von Berichten und Budgetmodellen. Infolgedessen fügten die ersten Cloud-Anbieter Excel-Add-ins hinzu, um Excel-Fans eine alternative Design-Erfahrung zu bieten, und mehrere neuere Anbieter wie Vena und Solver machten Excel zu einem integralen Bestandteil ihrer Cloud-Lösungen.

Für die meisten Unternehmen ist die Excel-Funktionalität DER Schlüssel zum Erfolg, wenn sie die beste Planungs- und Finanzberichtssoftware einsetzen.

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei Excel-Add-ins für die Berichterstattung und Budgetierung achten sollten

Für die meisten Finanz-, Buchhaltungs- und Budgetierungsanwender gehört eine starke Excel-Integration zu den Top-5- oder Top-10-Funktionen, wenn sie Anbieter von Planungs- und Berichterstattungslösungen bewerten und vergleichen. Im Folgenden werden wir einige wichtige Funktionen erörtern, die in diesem Zusammenhang zu berücksichtigen sind.

Der Unterschied zwischen Excel-Export/Import und Excel-Add-ins

Während so gut wie jede Lösung für Reporting, Planung und Corporate Performance Management (CPM) Daten aus Excel importieren und Berichte in Excel exportieren kann, sollten diese Prozesse nicht mit Excel-Add-ins verwechselt werden, bei denen es sich um Plug-ins für Microsoft Excel handelt, die in der Multifunktionsleiste erscheinen.

Mit einem Excel-Add-in-Design-Tool können Benutzer dynamische, parametergesteuerte Berichte erstellen, die Daten aus der ERP- oder CPM-Datenbank beziehen. Die Daten können aktualisiert und zurückgeschrieben werden (Budgetierung und Prognosen), ohne dass ein Export- oder Importprozess erforderlich ist, was den Endbenutzern eine Selbstbedienung ermöglicht.

Auf dieser Seite finden Sie Hunderte von Beispielen für Berichte und Budgetierungsformulare, die mit einem Excel-Add-in erstellt und in einem Browser ausgeführt werden können. Wenn Sie sich Beispiele von Anbietern für die Arten von Vorlagen ansehen, die Sie mit Ihrer neuen Lösung erstellen möchten, können Sie sicher sein, dass die Design- und Layout-Funktionen der von Ihnen gewählten Lösung den Anforderungen Ihrer Organisation gerecht werden.

Beispiele für reine Excel-Tools im Vergleich zu Webportalen mit Excel-Add-ins

In der Vergangenheit waren Excel-Add-Ins eigenständige Reporting-Tools, die auf dem Desktop (oder der virtuellen Maschine) jedes Benutzers installiert werden mussten. Wenn Sie also 50 Benutzer hatten, musste Ihre IT-Abteilung 50 Excel-Add-Ins warten und aktualisieren. Glücklicherweise hat sich dies geändert. Seitdem Cloud-Architekturen auf dem CPM-Markt Einzug gehalten haben, haben fast alle Anbieter mandantenfähige Webportale entwickelt, die vom Anbieter verwaltet und automatisch aktualisiert werden.

Heute gibt es noch einige wenige klassische Excel-Add-Ins, und die meisten haben die Fähigkeit, sich mit Cloud-ERPs zu verbinden und die Daten bei der Verarbeitung von Berichten in Excel „durchzusickern“. Alle großen Anbieter verfügen jedoch über Webportale, in denen Berichte gespeichert und in einigen Fällen auch im Browser des Benutzers ausgeführt werden, ohne dass Excel zur Ausführung erforderlich ist. Diese Architektur ist besonders nützlich für Planungsprozesse, bei denen eine große Anzahl von Endanwendern einfach ihren Browser öffnen und Budgets und Prognosen eingeben kann, die direkt in der Cloud-Datenbank der CPM-Lösung gespeichert werden.

Die Bedeutung von dynamischen Excel-Zeilen und -Spalten gegenüber statischen

Die meisten Unternehmen fügen ihrem ERP-System im Laufe des Jahres Konten, Abteilungen und andere Dimensionsmitglieder hinzu. Bei älteren Excel-Add-ins erfordert dies in der Regel eine manuelle Pflege von Berichten und Budgetvorlagen, um neue Zeilen oder Spalten einzufügen oder den Inhalt von Dropdowns für Parameter (z. B. eine Liste von Abteilungen) zu pflegen. Das liegt daran, dass diese Add-Ins nur Formelverweise auf Zellebene in der Kalkulationstabelle setzen können.

Mit modernen Excel-Add-Ins können Sie dynamische Auflistungen von Zeilen oder Spalten und globale Berichtsparameter erstellen.

Hier sind einige kurze Beispiele:

Dynamische Zeilen

Wenn Sie z. B. 20 Betriebskostenkonten haben, können Sie eine Bereichsformel für eine einzelne Zeile in Excel erstellen, die sich automatisch auf 20 Zeilen ausdehnt. Wenn jemand eine neue Kontonummer in diesem Bereich hinzufügt, erhalten Sie automatisch 21 Zeilen im Bericht (oder Budgetformular). In älteren Excel-Add-ins müssen Sie jede Zeile manuell erstellen, und da sie statisch sind, werden neue Konten nicht automatisch zu neuen Zeilen.

Dynamische Spalten

Angenommen, Sie möchten Ist-Daten von Januar bis zum aktuellen Monat und eine Prognose vom nächsten Monat bis Dezember. In einem modernen Excel-Add-In kann dieser Bericht dynamisch erstellt werden, unabhängig davon, für welchen Monat Sie ihn ausführen. Bei statischen, alten Excel-Add-Ins müssen Sie die Formeln jeden Monat manuell ändern, 11 Versionen des Berichts erstellen oder größere „Tricks“ im Bericht anwenden, um ihn dynamischer zu gestalten.

Dynamische globale Parameter

Typische Beispiele hierfür sind Berichtsfilter für Unternehmen, Abteilung, Zeitraum oder Budgetversion. In älteren Excel-Add-Ins sind diese als reguläre Excel-Dropdown-Boxen konzipiert, die auf der Grundlage von Daten (z. B. einer Liste von Monaten oder Abteilungen) ausgefüllt werden, die irgendwo in der Arbeitsmappe versteckt sind. In modernen Excel-Add-Ins sind diese Parameter-Selektoren Dropdown-Felder in einem Seitenmenü oder in der Excel-Tabelle, die ihren Inhalt direkt aus der Datenbank beziehen.

Mit anderen Worten: Sie sind immer aktuell und benötigen keine versteckten Dimensionslisten in jedem Bericht oder jeder Budgetvorlage.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass moderne Excel-Add-Ins mit dynamischen Zeilen, Spalten und globalen Parametern einen schnelleren Berichtsentwurf und weniger Wartungsaufwand ermöglichen. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie falsche Berichte erstellen, da sie neue Konten und andere ERP-Dimensionen, die sich häufig ändern, automatisch einbeziehen können.

Ist Excel das primäre Entwurfswerkzeug oder eine zusätzliche Lösung, die es zu erlernen gilt?

Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen sind in der Regel sehr beschäftigt und nur wenige möchten mehr Zeit als nötig für die Erstellung oder Pflege von Berichten aufwenden. Wie bereits erwähnt, ist dies einer der Hauptgründe dafür, dass Excel-Add-Ins so beliebt sind und als Teil von Cloud-CPM-Lösungen wieder Einzug gehalten haben. Wenn Sie jedoch Anbieter mit Excel-basierten Berichtsdesignern vergleichen, ist es wichtig zu prüfen, ob ihr Excel-Tool ihr zweiter („optionaler“) Berichtsschreiber oder DER Berichtsschreiber ist.

Cloud-Lösungen mit einem proprietären Web-Designer und einem optionalen Excel-Designer führen dazu, dass die Benutzer nicht nur zwei Tools erlernen müssen, sondern auch ständig entscheiden müssen, ob ein neuer Bericht in Excel oder im proprietären Browser-Tool erstellt werden soll. Die Erstellung eines monatlichen Pakets von Berichten aus beiden Tools, falls möglich, kann unübersichtlich sein und zu viel manuellen Aufwand verursachen.

Lösungen mit einem einzigen, speziell entwickelten Excel-Designer haben den Vorteil, dass die Benutzer nur ein einziges Tool erlernen müssen, und die Erstellung und Verteilung von Berichten kann an einem einzigen Ort erfolgen.

Für die Cloud entwickelt

Während einige ältere Excel-Add-Ins noch reine On-Premises-Tools sind, können die meisten jetzt mit Cloud-ERPs verbunden werden. Die neueste Generation von Excel-Add-Ins kann nicht nur über Cloud-Portale verwaltet werden (Installation, Benutzersicherheit usw.), sondern einige, wie Solver, können sogar Vorlagen automatisch von Excel in Webberichte und Eingabeformulare „konvertieren“. Bei diesen Tools können die Benutzer denselben Bericht als Webbericht ausführen, ohne ein Excel-Add-in zu benötigen. Alternativ dazu können sie das Excel-Add-in verwenden, um den Bericht in Excel zu öffnen und dort auszuführen.

Mit anderen Worten: Ein Teil der Recherche und des Vergleichs der Berichts- und Budgetierungslösungen der Anbieter sollte darin bestehen, herauszufinden, ob ihre Planungs- und Finanzsoftware auf Legacy-Tools oder speziell entwickelten Cloud-Architekturen basiert.

Wie viel kostet eine CPM-Lösung mit Excel-basiertem Berichtswesen und Planung?

Es ist zwar wichtig, dass Sie Ihre Hausaufgaben machen, um sicherzustellen, dass der von Ihnen gewählte Anbieter über die für eine erfolgreiche Implementierung erforderlichen Schlüsselfunktionen verfügt, doch die Gesamtkosten und die Einsparungen an Zeit und Aufwand sind entscheidend – ebenso wie die verbesserte Kapazität für eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen.

Im Folgenden finden Sie einige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie die Preise der in die engere Wahl gekommenen Anbieter einholen:

Enthält das Jahresabonnement jedes Anbieters die gleiche Anzahl von Benutzern und Modulen?
Wenn Sie einen Rabatt erhalten, wie lange dauert es, bis der Listenpreis wieder erreicht ist?
Verfügt der Anbieter über eine schriftliche Richtlinie für jährliche Preiserhöhungen?
Beziehen sich die Kostenvoranschläge der einzelnen Anbieter auf genau dieselbe Arbeit?
Eine gute Faustregel ist, jeden Anbieter nach den Gesamtkosten für die ersten 5 Jahre zu fragen. Vergewissern Sie sich, dass mögliche Preiserhöhungen darin enthalten sind. Wenn sich der Anbieter im Besitz einer Private-Equity-Firma befindet, besteht die Möglichkeit, dass er verkauft wird, während Sie noch Kunde sind. Daher sollten Sie sich vergewissern, dass Sie ein Dokument erhalten, in dem die Preiserhöhungspolitik für die Zukunft dargelegt ist (auch für den Fall, dass der Anbieter an ein anderes Unternehmen verkauft wird).

Hier finden Sie ein kostenloses Tool zum Anbietervergleich und zur Ermittlung der Kapitalrendite (ROI), mit dem Sie Anbieter anhand verschiedener Merkmale vergleichen können. Dieses Tool enthält auch einen einfachen ROI-Rechner, der Teil der Gesamtbewertung des Anbieters ist.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Wahl einer der besten Softwarelösungen für die Finanzberichterstattung zur Automatisierung des monatlichen Berichtswesens sowie zur Abdeckung anderer Anforderungen an die Managementberichterstattung letztlich zu einer besseren und schnelleren Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen führt. Aus diesem Grund wird die Suche nach den besten Planungs- und Finanzberichtstools für Unternehmen aller Branchen zunehmend zu einer strategischen Priorität.

Wie wir bereits erörtert haben, sind bestimmte Funktionen im Evaluierungsprozess wichtiger als andere und können als Schlüsselfaktoren für den Erfolg dienen – natürlich zusätzlich zu einem gut durchgeführten Implementierungsprozess.