Die wichtigsten Funktionen der besten Softwareanwendungen für die Finanzberichterstattung

Dieser Artikel ist Teil 2 einer 8-teiligen Serie über die Evaluierung der besten CPM-Tools für Ihr Unternehmen. Teil 2 konzentriert sich auf die Funktionen der besten Softwareanwendungen für die Finanzberichterstattung.

Software für die Finanzberichterstattung, die auch Konsolidierungs- und Planungsfunktionen bietet, gehört zu einer Softwarekategorie, die üblicherweise als Corporate Performance Management (CPM) bezeichnet wird. Manche bezeichnen dies auch als Enterprise Performance Management (EPM). Da die meisten Unternehmen entweder planen, ihre ERP-Systeme in die Cloud zu verlagern, oder dies vor kurzem getan haben, sind Cloud-basierte Finanzberichterstattungslösungen heute beliebter denn je.

Native ERP-Berichtsschreiber sind zwar in der Lage, Jahresabschlüsse und Nebenbuchhaltungsberichte zu erstellen, aber sie sind im Allgemeinen nicht besonders gut bei der Formatierung und bei erweiterten Formeln. Und da sie in das ERP-System integriert sind, können sie keine Berichte über Daten in anderen Datenquellen erstellen. Daher exportieren Unternehmen fast immer einige oder viele ihrer Berichte nach Excel, um sie dort fertig zu stellen und zusammenzustellen. Infolgedessen ist eine ganze Branche von Cloud-basierten Berichtslösungen entstanden, die die Automatisierung des Berichtswesens und der Monatsabschlussprozesse von Unternehmen auf die nächste Stufe heben.

Es gibt zahlreiche Softwareanbieter, die inzwischen unabhängige Reporting-Lösungen anbieten, entweder als eigenständige Lösung oder als Teil einer CPM-Suite. Daher müssen Sie bei der Softwareauswahl sorgfältig die Lösung auswählen, die für Ihr Unternehmen RICHTIG ist. Das bedeutet, dass die Funktionalität für Ihr einzigartiges Unternehmen geeignet sein muss und dass sie Ihre branchenspezifischen Anforderungen unterstützen sollte. Und natürlich muss die Investitionsrendite (ROI) positiv sein.

Bei der Suche nach der besten Finanzberichterstattungssoftware für Ihr Unternehmen gibt es immer einige Funktionen, die wichtiger sind als andere.

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, um die beste Finanzberichterstattungssoftware zu finden

Während die meisten Anbieter wahrscheinlich mehr als 100 Funktionen in ihrem Produkt vorweisen können (was die Softwareauswahl zu einem schmerzhaften Prozess machen kann), lassen sich die wichtigsten Erfolgskriterien auf ein paar Schlüsselbereiche eingrenzen. Jeder dieser Bereiche wird im Folgenden aufgeführt und diskutiert.

1. Erweiterte Berichtsformatierung

Definitionsgemäß verfügen alle guten Berichtsersteller über einen „Vorlagendesigner“ zur Erstellung wiederverwendbarer, parametergesteuerter Berichte. Zusätzlich zu den vorgefertigten Berichten, die führende Anbieter standardmäßig bereitstellen sollten, kann ein geschulter Benutzer oder Berater mit dem Berichtsdesigner neue Vorlagen wie Gewinn- und Verlustberichte und Bilanzen erstellen, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.

Etwa die Hälfte der CPM-Anbieter bietet Add-ins für Microsoft Excel an, mit denen Vorlagen erstellt werden können. Dies bietet in der Regel die beste Formatierungs- und Layoutflexibilität. Außerdem sind fast alle Mitarbeiter der Finanzabteilung bereits sehr gut mit Excel vertraut, so dass ein in Excel integrierter Report Writer die Lernkurve verkürzt. Andere Anbieter haben eigene Berichtsdesigner entwickelt, mit denen die Benutzer Finanzberichte entwerfen können, aber diese bieten nicht alle Formatierungsmöglichkeiten von Excel. Einige wenige Anbieter stellen nicht nur Excel-Berichtsdesigner zur Verfügung, sondern auch ein Cloud-Webportal, über das Endbenutzer die Vorlagen als Webberichte von jedem Gerät aus und ohne Excel-Add-Ins ausführen können.

Hinweis 1: Achten Sie auf CPM-Anbieter, die zwei Berichtsdesigner anbieten, denn das bedeutet doppelten Schulungsaufwand für Power-User. Es kann beim Monatsabschluss, bei Berichtspaketen und in anderen Bereichen unübersichtlich werden, wenn Vorlagen mit zwei verschiedenen Technologien erstellt werden. Der Grund für zwei Tools ist fast immer, dass die Funktionalität des proprietären Designers des Anbieters den Kunden nicht ausreichte, so dass später ein Excel-Designer hinzugefügt wurde, um komplexe Kundenmodelle mit vielen Formatierungen zu bearbeiten.

Hinweis 2: Achten Sie außerdem auf Verkaufsargumente, die „sexy“ Dashboards verwenden, um Ihre Aufmerksamkeit von Fragen zu großartigen Formatierungen in Finanzberichten abzulenken. Dashboards sind zwar großartige Management-Tools, die sich auf die grafische Analyse konzentrieren, aber sie sind NICHT als Autoren von Finanzberichten konzipiert, die problemlos Dinge wie GL-Kontostrukturen hinter der Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanzen, Kapitalflussrechnungen und andere wichtige Berichte entwickeln und pflegen können.

Ohne einen Berichtsdesigner in Ihrer neuen Planungslösung besteht ein hohes Risiko, dass Sie Ihre bevorzugten Berichtsformate erheblich ändern müssen, um sie an die Möglichkeiten des Tools des Anbieters anzupassen. In vielen Fällen kann es sogar passieren, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich immer noch auf Ihre überladenen Excel-Tabellen verlassen, weil Sie die Berichte nach Excel exportieren und dann jeden Monat manuell neu formatieren müssen.

Hier finden Sie eine Liste mit etwa 500 Beispielen für Berichte, Dashboards und Budgetierungsvorlagen. Es empfiehlt sich, Ihre Anbieter zu fragen, ob Sie Beispiele aus deren Vorlagenbibliotheken sehen können. Je mehr Beispiele sie zur Verfügung stellen, desto mehr können Sie sicher sein, dass ihre Lösung über einen guten Berichtsdesigner verfügt.

2. Fortgeschrittene Formeln

Finanzberichte gehören zu den am schwierigsten zu erstellenden Berichten, da es verschiedene Buchhaltungskalender, komplexe oder sich ändernde Kontenpläne und benutzerdefinierte Kennzahlen und Berechnungen gibt, die zur Leistungsmessung erforderlich sind. Diese Formeln und Kennzahlen, die in der Regel in Excel erstellt werden, lassen sich nur schwer oder gar nicht in eine Lösung übertragen, die proprietäre Formeln oder voreingestellte Berechnungen verwendet.

Auch die Vertrautheit mit Formeln ist wichtig. Auch hier ist Excel der De-facto-Standard, nicht nur bei der Formatierung, sondern auch bei den Formeln. Aus diesem Grund erstellen die meisten Anbieter von Berichten entweder ihren Berichtsdesigner in Excel oder versuchen, Excel-Formeln in ihrem proprietären Tool zu imitieren.

Ohne eine solide und vertraute Formelfunktion in Ihrem neuen Berichtsdesigner besteht ein hohes Risiko, dass Sie von Beratern abhängig sind, die Sie bei der Erstellung von Berichten unterstützen, und/oder dass Ihr Finanzteam jeden Monat Stunden damit vergeudet, Berichte in Excel zu übertragen, um sie zu „reparieren“.

3. Erweiterte Konsolidierungen

Zwar können alle Autoren von Finanzberichten Daten über Konten und Abteilungen hinweg zusammenfassen, doch nur wenige Lösungen können echte Konsolidierungen durchführen. Neben der Konsolidierung von Finanzdaten über Tochtergesellschaften und Abteilungen hinweg, um hochwertige Unternehmensberichte zu erstellen, gehören zu den wichtigsten Funktionen:

• Manuelle konzerninterne Eliminierungsbuchungen mit Kommentaren und Prüfpfad
• Automatische konzerninterne Eliminierungen
• Währungsumrechnung
• Roll-up von Salden aus Tochtergesellschaften mit unterschiedlichen Kontenplänen
• Möglichkeit, bei Bedarf zusätzliche „Topside“-Berichtigungen einzugeben und zu verfolgen

Eine Best-of-Breed-Lösung verfügt auch über Geschäftsregeln wie Bäume und/oder Dimensionsattribute, die neue Konten automatisch einbeziehen, ohne dass Berichte manuell aktualisiert werden müssen oder das Risiko besteht, dass die monatlichen Finanzberichte falsch oder unvollständig sind.

Einige ERP-Systeme können dies intern recht gut handhaben, sind aber in der Regel weit weniger flexibel als eine echte CPM-Berichtslösung.

4. Checkliste für erweiterte Abschluss- und Berichtsprozesse

Während die meisten modernen Cloud-basierten CPM-Reporting-Lösungen ein Workflow-Modul anbieten, sind Checklisten seltener. Eine Checkliste für den Finanzberichterstattungsprozess ist in der Regel eine chronologisch geordnete Liste aller Aufgaben, die ein Controller im Rahmen des Monatsabschlusses in Bezug auf die Berichterstattung durchführen oder überwachen muss. Manchmal umfasst dies 100 oder mehr Einzelaufgaben, an denen viele Personen beteiligt sind.

Zu den wichtigsten Schritten gehören:

• Abschluss der Bücher im ERP-System und Übertragung der Daten an die Berichtslösung
• Sichtung von Ausnahme- und Abstimmungsberichten, um Probleme zu erkennen und Posten abzustimmen
• Ausführen von Probebilanzberichten
• Berichtigungsbuchungen (im ERP- oder CPM-Tool)
• Ausführen aller Monatsendberichte
• Durchführen von Abweichungs- und Trendanalysen mit Kommentaren
• Veröffentlichung (Webansicht, E-Mail oder Excel) von Monatsberichten mit Kommentaren
• Versenden von PowerPoint-Präsentationen an das Führungsteam

Die besten Berichtslösungen bieten interaktive Checklisten, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird. Sie enthalten häufig Funktionen wie Kontrollkästchen, Beschreibungen, verantwortliche Personen, Links zu Aktivitäten, Fristen und Benachrichtigungen.

Ohne ein gutes Workflow-Modul und Checklisten ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie viel mehr Zeit damit verbringen, Ihre Mitarbeiter an Fristen zu erinnern und sie um Feedback oder Kommentare zu bitten. Dieses Maß an ständiger Nachbereitung kann sogar noch frustrierender und komplexer werden, wenn Sie in Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und großen Buchhaltungsteams, die am Monatsabschluss beteiligt sind, die Aufgaben manuell verwalten müssen.

5. Vorgefertigte ERP-Integrationen

Alle guten CPM-Berichtslösungen müssen per Definition mindestens mit den Hauptbuchsalden Ihres ERP-Systems integriert werden können. Nicht alle Tools sind jedoch für die Berichterstattung über andere Daten geeignet. Ebenso lassen sich einige Berichtslösungen besser in bestimmte ERP-Systeme integrieren als andere.

Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie den verschiedenen Anbietern während Ihres Evaluierungsprozesses stellen sollten:

• Erfolgt die Integration mit Ihrem ERP in Echtzeit oder werden die Daten in die Cloud-Datenbank der CPM-Lösung exportiert? (Beides hat seine Vor- und Nachteile.)
• Wie häufig können die Daten aus dem ERP innerhalb des Reporting-Tools aktualisiert werden?
• Ist die ERP-Integration vorkonfiguriert oder müssen Sie sie abbilden und konfigurieren?
• Funktioniert der Report Writer nur mit GL-Daten oder können Sie auch Nebenbuchhaltungstransaktionen und Nicht-ERP-Daten einbeziehen?
• Werden Änderungen wie neue Konten und Unternehmen von der Integration erfasst?

Wenn Sie verschiedene CPM-Anbieter für Ihren Bedarf an Finanz- und Betriebsberichten evaluieren, sollten Sie detaillierte Informationen über die Integration der einzelnen Lösungen in Ihre Systeme anfordern, einschließlich Schätzungen des Zeit- und Kostenaufwands für deren Konfiguration. Eine wirklich gute, vorgefertigte Integration sollte höchstens eine Stunde für die Konfiguration benötigen, während die Einrichtung von „Toolboxen“ und die Anbindung an jede Datenquelle Tage dauern kann. Welche Lösung Ihr Anbieter anbietet, wird daher in der Regel deutlich, wenn Sie die Kostenvoranschläge für den Integrationsschritt bei der Implementierung sehen.

Ohne gute, automatisierte Integrationen in Ihre Quellsysteme werden Ihre Benutzer viel Zeit mit dem Laden und eventuellen „Bereinigen“ von Daten verbringen.

6. Für die Cloud entwickelt

Während Finanzberichterstattungslösungen vor Ort jahrzehntelang die Standardtechnologie waren, sind es heute Cloud-Lösungen, die den Ton angeben. CPM-Reporting-Tools, die mit einer nativen Cloud-Architektur aufgebaut sind, bieten viele Vorteile gegenüber den klassischen On-Premises-Lösungen. Zu diesen Vorteilen gehören Backend-Funktionen wie Multi-Tenancy, die effiziente und häufige Upgrades ermöglichen, die Verteilung von Verarbeitungs- und Datenlasten auf Hardware-Ressourcen und die Nutzung der Vorteile großer öffentlicher Cloud-Rechenzentren und -Plattformen.

Ein Beispiel: In der alten On-Premises-Welt war es normal, ein jährliches Upgrade für seine Software durchzuführen, während es in der Cloud-Welt die Norm ist, völlig kostenlose und automatisierte monatliche Updates zu erwarten. Diese regelmäßigen Updates versorgen die Nutzer auch mit einem kontinuierlichen Strom neuer Funktionen und Fehlerbehebungen.

Hochflexible Cloud-Lösungen ermöglichen es den Endbenutzern, Berichte sowohl in Excel als auch in ihrem Webbrowser auszuführen und anzuzeigen (keine Softwareinstallation auf den Computern der Benutzer erforderlich). Achten Sie darauf, dass beide Schnittstellen dieselben Berichtsdefinitionen verwenden (und nicht zwei verschiedene Berichtstechnologien) und einen Live-Drill-Down in die Transaktionsdetails ermöglichen, wenn der Benutzer eine tiefer gehende Analyse durchführen möchte.

Ohne eine speziell entwickelte Cloud-Architektur wird ein Anbieter im Laufe der Zeit gegenüber seinen Mitbewerbern ins Hintertreffen geraten. Eine Reihe von Anbietern älterer On-Premises-Lösungen haben ihre Technologien nicht für die Cloud optimiert, so dass sie ihre Produkte irgendwann umbauen müssen oder ihre Kunden zu anderen Anbietern abwandern werden.

Wie viel kostet eine Finanzberichterstattungslösung?

Es ist zwar wichtig, dass Sie Ihre Hausaufgaben machen, um sicherzustellen, dass der von Ihnen gewählte Anbieter über die wichtigsten Funktionen verfügt, die für eine erfolgreiche Implementierung erforderlich sind, aber es ist auch wichtig, die Gesamtkosten und die Einsparungen an Zeit und Aufwand sowie das Potenzial der Lösung zur Verbesserung der Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen zu berücksichtigen.

Wenn Sie die Preise der in die engere Wahl gekommenen Anbieter einholen, sollten Sie einige Dinge beachten:

• Enthält das Jahresabonnement jedes Anbieters die gleiche Anzahl von Benutzern und Modulen?
• Wenn Sie einen Rabatt erhalten, wie lange dauert es, bis der Listenpreis wieder erreicht ist?
• Verfügt der Anbieter über eine schriftliche Richtlinie für jährliche Preiserhöhungen?
• Beziehen sich die Kostenvoranschläge der einzelnen Anbieter auf genau dieselbe Arbeit?

Eine gute Faustregel ist, jeden Anbieter nach den Gesamtkosten für die ersten 5 Jahre zu fragen. Vergewissern Sie sich, dass mögliche Preiserhöhungen darin enthalten sind. Und wenn der Anbieter einer Private-Equity-Firma gehört, besteht die Möglichkeit, dass er verkauft wird, während Sie noch Kunde sind. In diesen Fällen sollten Sie darauf achten, dass Sie ein Dokument erhalten, in dem die Preiserhöhungen für die Zukunft festgehalten sind, auch für den Fall, dass der Anbieter an ein anderes Unternehmen verkauft wird.

Hier finden Sie ein Tool, das Ihnen hilft, Anbieter zu vergleichen und die Investitionsrendite (ROI) zu berechnen.

Warum nicht Excel oder die Finanzberichtsfunktionen meines ERP-Systems verwenden?

Excel ist bei weitem das beliebteste Berichtstool der Welt, weil es kostenlos ist (wenn Sie Excel bereits besitzen), unglaublich flexibel ist und fast alle Buchhaltungs- und Finanzfachleute wissen, wie man es benutzt. Wenn Sie einen einfachen Kontenplan und nicht allzu viele Geschäftseinheiten und Abteilungsbenutzer haben, kann Excel sehr wohl die beste Finanzberichtssoftware für Ihr Unternehmen sein.

Jeder weiß jedoch, wann es an der Zeit ist, seine selbst erstellten Tabellenkalkulationsberichte zu ersetzen. Zu den Warnsignalen gehören

• Mühsame manuelle Verteilung von Berichten
• Probleme bei der Konsolidierung von Tabellenkalkulationen
• Kaputte Verknüpfungen
• Unzureichende Flexibilität bei der Berichterstellung
• Mangelnde Benutzersicherheit
• Probleme mit der Versionierung
• und so weiter…

Alle ERP-Systeme verfügen über grundlegende Berichtsfunktionen, aber diese Tools versagen in der Regel bei der großartigen Formatierung, der Fähigkeit, Nicht-ERP-Daten einzubeziehen, und der Flexibilität, Konten- und Unternehmenshierarchien innerhalb von Berichtsdefinitionen dynamisch zu verwalten. Unabhängig davon, wie sehr ein ERP-Anbieter mit seinen integrierten Berichtsfunktionen wirbt, ist es so, dass Unternehmen auch nach dem Kauf einer brandneuen Cloud-ERP-Lösung für einen Teil ihrer Berichte fast immer wieder auf Excel zurückgreifen. Wenn Excel dann zu mühsam wird, erwerben sie eine CPM-Lösung.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Entscheidung für eine neue Finanzberichterstattungslösung zur Automatisierung der monatlichen Berichterstattung sowie zur Abdeckung anderer Anforderungen an die Managementberichterstattung letztlich zu besseren und schnelleren Entscheidungen in einem Unternehmen führen wird. Aus diesem Grund wird eine einfache Finanzberichterstattung zunehmend zu einer strategischen Priorität für Unternehmen aller Branchen. Wie wir bereits erörtert haben, sind bestimmte Funktionen wichtiger als andere und können zusätzlich zu einem gut durchgeführten Implementierungsprozess ausschlaggebend für den Erfolg sein.