Die wichtigsten Planungsfunktionen in den besten Budgetierungs- und Prognose-Software-Anwendungen

Dieser Artikel ist Teil 1 einer 8-teiligen Serie über die Evaluierung der besten CPM-Tools für Ihr Unternehmen. Teil 1 befasst sich mit der Bewertung der Planungsfunktionen der besten Softwareanwendungen für Budgetierung und Prognosen.

Planungssoftware, die zur Rationalisierung von Budgetierungs- und Prognoseprozessen eingesetzt wird, gehört zu einer Softwarekategorie, die üblicherweise als Corporate Performance Management (CPM) bezeichnet wird. Ob aufgrund wirtschaftlicher Unsicherheiten oder eines wettbewerbsintensiveren Marktes – diese Art von Cloud-Software erfreut sich derzeit zunehmender Beliebtheit. Denn Unternehmen, die genaue Budgets für die Planung ihrer Ressourcenzuweisungen bereitstellen und ihre Prognosen kontinuierlich aktualisieren können, um die Ergebnisse vorherzusagen, haben einen Vorteil gegenüber Unternehmen, die nicht über diese Fähigkeit verfügen.

Die bloße Implementierung einer CPM-Software zur Rationalisierung der Planungsprozesse ist jedoch nicht die einzige Lösung, um ein optimiertes System für die Budgetierung und Vorhersage zu schaffen. Zwar gibt es inzwischen Dutzende von Softwareanbietern, die CPM-Software mit Planungsfunktionen liefern können, aber Sie müssen auch sicherstellen, dass die Lösung für Ihr Unternehmen RICHTIG ist. Das bedeutet, dass die Funktionalität für Ihr Unternehmen und seine Budgetierungs- und Prognoseanforderungen geeignet sein muss und dass sie auch branchenspezifische Anforderungen unterstützen muss. Und natürlich muss die Investitionsrendite (ROI) positiv sein.

Bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen geeigneten Planungssoftware sollten Sie auf einige Funktionen achten, die wichtiger sind als andere.

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, um die beste Budgetierungs- und Prognose-App zu finden

Während die meisten Anbieter wahrscheinlich mehr als 100 Funktionen in ihrem Produkt vorweisen können (was die Softwareauswahl zu einem virtuellen Alptraum machen kann), gibt es eine klare 80/20-Regel, die angewendet werden kann, wenn Sie bereit sind, sich auf kritische Erfolgsfaktoren zu konzentrieren.

Hier ist eine Liste der fünf wichtigsten Funktionsbereiche:

1. Flexibles Eingabeformular und Berichtsdesigner

Die besten Budgetierungs- und Prognoselösungen verfügen alle über einen „Vorlagendesigner“. Zusätzlich zu den vorgefertigten Eingabeformularen und Berichten, die eine CPM-Lösung standardmäßig bereitstellen sollte, kann ein geschulter Benutzer oder Berater mit dem Vorlagendesigner neue Vorlagen erstellen oder bestehende Vorlagen an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen.

Etwa die Hälfte der CPM-Anbieter haben Add-Ins für Microsoft Excel entwickelt, mit denen Vorlagen erstellt werden können. Dies bietet in der Regel das beste Layout und die größte Auswahl an Formeln, und natürlich sind die meisten Finanzabteilungen bereits sehr vertraut mit Excel, was die Lernkurve verkürzt. Andere Anbieter haben einen eigenen Vorlagendesigner entwickelt, der häufig Formeln enthält, die denen von Excel ähnlich sind.

Beispiel für eine Gehaltsabrechnung mit einem Excel-Add-in

Hinweis: Achten Sie auf CPM-Anbieter, die über zwei Vorlagendesigner verfügen, denn das bedeutet doppelten Schulungsaufwand für Power-User. Es kann in Workflows, Berichtspaketen und anderen Bereichen unübersichtlich werden, wenn Vorlagen mit zwei verschiedenen Technologien erstellt werden. Der Grund für zwei Tools ist fast immer, dass die Funktionalität des herstellereigenen Designers für die Kunden nicht ausreichte, so dass sie einen Excel-Designer hinzufügten, um komplexe Kundenmodelle mit vielen Formatierungen zu bearbeiten.

Ohne einen leistungsfähigen Vorlagendesigner in Ihrer neuen Planungslösung besteht die Gefahr, dass Sie entweder Ihre bevorzugten Budgeteingabeformate erheblich ändern müssen, um sie an die Möglichkeiten des Tools des Anbieters anzupassen, oder dass Sie in vielen Fällen einen Teil Ihrer Planungsmodelle in manuellen Tabellenkalkulationen behalten.

Ein flexibler und benutzerfreundlicher Vorlagendesigner ermöglicht auch die Erstellung von Budgetberichten, die während des gesamten Budgetprozesses ausgeführt werden können, um Budgetaktualisierungen in Echtzeit zu sehen und mögliche Problembereiche zu identifizieren. Auf diese Weise können Sie Probleme schnell und früh im Prozess angehen, was Ihnen einen besseren Überblick und genauere Projektionen ermöglicht.

Hier finden Sie eine Liste mit etwa 500 Beispielen für Berichte, Budgetierungs- und Prognoseformulare sowie Dashboards. Es ist eine gute Idee, Ihre Anbieterkandidaten zu fragen, ob Sie Beispiele aus ihren Vorlagenbibliotheken sehen können. Je mehr Beispiele sie zur Verfügung stellen, desto mehr können Sie sicher sein, dass ihre Lösung über einen guten Vorlagendesigner verfügt.

2. Einzelposten-Details und Kommentare

Insbesondere bei jährlichen Budgetprozessen sind diese Funktionen sehr wichtig, um eine ordnungsgemäße Dokumentation und Begründung von Umsatzzahlen, Ausgaben oder anderen Zahlen, die ein Benutzer in seiner Abteilung eingibt, sicherzustellen. Typische Beispiele für Bereiche, in denen Einzelpostendetails und Kommentare häufig verwendet werden, sind Reisekosten und Büromaterial. Wenn die Endbenutzer die Einzelpostendetails aktiv nutzen und überall dort, wo eine Erläuterung erforderlich ist, Kommentare eingeben, erhöht sich auch ihr Verantwortungsgefühl für das Budget, das sie einreichen.

Dashboard der Unternehmensprognose-Software
Eingabe von Ausgaben auf der Ebene des GL-Kontos. Beinhaltet Einzelposten-Details, Aufteilung usw.

Ohne Einzelpostendetails muss ein Endbenutzer möglicherweise detaillierte Aufstellungen in Tabellenkalkulationen führen. Alternativ können sie auch einfach Zahlen auf höherer Ebene eingeben, ohne eine Bottom-up-Berechnung hinter ihren Zahlen durchzuführen. Beide Ansätze können zu ungenauen Budgets und zu Verzögerungen im Budgetprozess führen, da die Budgetgenehmiger und -überprüfer oft Abteilungsleiter und andere Endnutzer bitten müssen, Erklärungen und zusätzliche Details zur Untermauerung ihrer Zahlen zu liefern.

3. Arbeitsabläufe und Checklisten

Organisationen, die sich für den Kauf einer Planungssoftware entscheiden, haben in der Regel 10 oder mehr Benutzer, manchmal sogar Hunderte von Benutzern. Starke Workflow-Funktionen können bei der Verwaltung eine enorme Zeitersparnis darstellen:

• Fristen
• Offene und geschlossene Budgets
• Budgetstatus (eingereicht, genehmigt, abgelehnt, etc.)
• Welche Eingabeformulare von den verschiedenen Abteilungen verwendet werden sollen
  und vieles mehr

Während die meisten modernen Cloud-basierten Planungslösungen Workflow-Module anbieten, sind Checklisten seltener. Eine Budget-Checkliste ist in der Regel eine chronologisch geordnete Liste aller Punkte, die ein Budgetverantwortlicher im Rahmen eines Unternehmensplanungsprozesses durchzuführen oder zu überwachen hat. Eine Checkliste könnte mit strategischen Zielen und Schritten zur Prognose für den Rest des laufenden Jahres beginnen, dann in den eigentlichen Budgetprozess übergehen und mit der Berichterstattung und Konsolidierung des endgültigen Budgets und Präsentationen für die Geschäftsführung enden. Checklisten tragen dazu bei, dass alles rechtzeitig erledigt wird, und enthalten häufig Funktionen wie Kontrollkästchen, Beschreibungen, Verantwortliche, einen Link zur Aktivität, eine Frist und Benachrichtigungen.

 

Ohne ein gutes Workflow-Modul und Checklisten verbringen Sie wahrscheinlich viel mehr Zeit damit, Ihre Mitarbeiter an Fristen zu erinnern, zu fragen, ob ihre Zahlen endgültig und genehmigungsfähig sind, und den Prozess anderweitig zu verwalten. In Unternehmen, die mehrere Budgetversionen im Auge behalten müssen, kann die manuelle Verwaltung von Prozessen noch frustrierender und komplexer werden.

4. ERP- und Gehaltsabrechnungsintegrationen

Zwar können alle guten CPM-Lösungen aktuelle Daten aus Quellsystemen wie ERPs und Gehaltsabrechnungssoftware importieren, aber die Qualität und Komplexität der Konfiguration automatisierter Integrationen variiert stark. Die Komplexität nimmt zu, wenn Sie Datenquellen haben, die zwischen der Cloud und dem lokalen System verteilt sind. Es ist zum Beispiel nicht ungewöhnlich, dass das ERP-System eines Unternehmens eine alte, vor Ort installierte oder gehostete Lösung ist und andere Datenquellen wie die Gehaltsabrechnung eine Cloud-Lösung sind. Dies führt zu mehreren verschiedenen direkten und/oder dateibasierten Integrationen.

Wenn Sie verschiedene CPM-Anbieter für Ihre Budgetierungs- und Prognoseanforderungen evaluieren, sollten Sie detaillierte Informationen über die Integration der einzelnen Lösungen in Ihre Systeme anfordern, einschließlich des Zeit- und Kostenaufwands für deren Konfiguration. Eine wirklich gute, vorgefertigte Integration sollte sich in höchstens einer Stunde konfigurieren lassen, während die Einrichtung von „Toolboxen“ und die Anbindung an die einzelnen Datenquellen Tage dauern kann. Welche Lösung Ihr Anbieter anbietet, wird daher in der Regel deutlich, wenn Sie die Kostenvoranschläge für den Integrationsschritt bei der Implementierung sehen.

Ohne gute, automatisierte Integrationen in Ihre Quellsysteme werden Ihre Benutzer viel Zeit mit dem Laden und eventuellen „Bereinigen“ von Daten verbringen.

5. Für die Cloud entwickelt
Während Planungslösungen vor Ort jahrzehntelang die Standardtechnologie waren, sind es heute die Cloud-Lösungen, die den Ton angeben. Planungslösungen, die mit einer nativen Cloud-Architektur aufgebaut sind, bieten viele Vorteile gegenüber den klassischen On-Premises-Lösungen. Dazu gehören Backend-Funktionen wie Multi-Tenancy, die effiziente und häufige Upgrades ermöglichen, die Verteilung von Verarbeitungs- und Datenlasten auf Hardwareressourcen und die Nutzung der Vorteile großer öffentlicher Cloud-Rechenzentren und Plattformen.

Ein Beispiel: In der alten On-Premises-Welt war es üblich, ein jährliches Upgrade einer Software durchzuführen, während es in der Cloud-Welt die Norm ist, völlig kostenlose und automatisierte monatliche Updates anzubieten. Auf diese Weise erhalten die Nutzer einen kontinuierlichen Strom neuer Funktionen und Fehlerbehebungen.

Ohne eine speziell entwickelte Cloud-Architektur wird ein Anbieter im Laufe der Zeit hinter seine Mitbewerber zurückfallen. Einige der alten On-Premises-Anbieter haben ihre Technologien nicht für die Cloud optimiert, so dass sie irgendwann ihr Produkt umbauen müssen oder ihre Kunden zu anderen Anbietern abwandern.

Wie viel kostet eine Software für Budgetierung und Prognosen?

Es ist zwar wichtig, dass Sie Ihre Hausaufgaben machen, um sicherzustellen, dass der von Ihnen gewählte Anbieter über die für eine erfolgreiche Einführung erforderlichen Schlüsselfunktionen verfügt, aber die Gesamtkosten und die Einsparungen an Zeit und Aufwand sowie die verbesserte Entscheidungsfindung sind ebenso wichtig.

Wenn Sie die Preise der in die engere Wahl gekommenen Anbieter einholen, sollten Sie einige Dinge beachten:

• Enthält das Jahresabonnement jedes Anbieters die gleiche Anzahl von Benutzern und Modulen?
• Wenn Sie einen Rabatt erhalten, wie lange dauert es, bis der Listenpreis wieder erreicht ist?
• Verfügt der Anbieter über eine schriftliche Richtlinie für jährliche Preiserhöhungen?
• Beziehen sich die Kostenvoranschläge der einzelnen Anbieter auf genau dieselbe Arbeit?

Eine gute Faustregel ist, jeden Anbieter nach den Gesamtkosten für die ersten 5 Jahre zu fragen. Vergewissern Sie sich, dass mögliche Preiserhöhungen darin enthalten sind.

Wenn sich der Anbieter im Besitz einer Private-Equity-Firma befindet, besteht außerdem die Möglichkeit, dass er verkauft wird, während Sie noch Kunde sind. Vergewissern Sie sich, dass Sie vom Anbieter ein Dokument erhalten, in dem er seine Politik in Bezug auf künftige Preiserhöhungen darlegt, auch wenn er an ein anderes Unternehmen verkauft wird.

Hier finden Sie ein Tool, das Ihnen hilft, Anbieter zu vergleichen und die Kapitalrendite (ROI) zu berechnen.

Warum verwende ich nicht Excel oder die Budgetierungs- und Prognosefunktionen meines ERP-Systems?

Excel ist bei weitem das beliebteste Budgetierungswerkzeug der Welt, denn es ist kostenlos (wenn Sie Excel bereits besitzen), unglaublich flexibel und fast alle Buchhaltungs- und Finanzfachleute wissen, wie man es benutzt. Wenn Sie ein einfaches Budgetmodell und nur wenige Benutzer haben, kann Excel sehr wohl die beste Planungssoftware für Ihr Unternehmen sein – aber jeder weiß, wann es an der Zeit ist, seine selbst erstellten Tabellenkalkulationen durch etwas Besseres zu ersetzen.

Warnsignale sind unter anderem:

• Chaotisches Hin- und Hersenden
• Probleme bei der Sammlung und Konsolidierung von Tabellenkalkulationen
• Kaputte Verknüpfungen
• Schlechte Berichterstattung
• Mangelnde Benutzersicherheit
• Probleme mit der Versionierung

Alle ERP-Systeme verfügen über grundlegende Budgetierungsfunktionen, die jedoch selten ausreichen, um vollwertige Budgetierungs- und Prognoseprozesse zu bewältigen. Unabhängig davon, wie sehr ein ERP-Anbieter mit seinen integrierten Planungsfunktionen wirbt, landen Unternehmen mit ihren Budgetmodellen fast immer wieder bei Excel, selbst wenn sie eine brandneue Cloud-ERP-Lösung gekauft haben. Wenn Excel zu mühsam wird, erwerben sie eine CPM-Lösung.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Wahl einer neuen CPM-Lösung zur Automatisierung des Planungsprozesses sowie zur Unterstützung besserer und schnellerer Entscheidungen für Unternehmen aller Branchen zunehmend zu einer strategischen Priorität wird. Wie wir bereits erwähnt haben, sind bestimmte Funktionen wichtiger als andere und können neben einem gut durchgeführten Implementierungsprozess ausschlaggebend für den Erfolg sein.

Hier finden Sie ein kostenloses Tool zum Anbietervergleich, mit dem Sie Anbieter anhand einer Reihe von Funktionen vergleichen können. Dieses Tool enthält auch einen einfachen ROI-Rechner, der Teil der Gesamtbewertung des Anbieters ist.

Links zu nützlichen Software-Recherche- und Bewertungsressourcen

• Anbietervergleichstool und ROI-Rechner
• Solver Tour Central
• Mehr als 500 Beispiele für Budgets und Berichte
• Analystenberichte und -bewertungen: G2 und Dresner
• Software-Auswahl-Blog