Erstellen einer Budgetabweichungs-Analyse in 30 Minuten

Budgets können kompliziert sein. Während die richtige Analyse von Trends und Verhaltensmustern in Ihrer Finanzhistorie und -prognose ein wesentlicher Bestandteil der Budgetierung und Prognose ist, erfordert sie bei manueller Durchführung stundenlange mühsame Arbeit. Viele Unternehmen stellen sogar FP & A-Personal speziell für Aufgaben ein, die mit Abweichungen und Analysen zu tun haben.

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein etablierter Konzern sind, wissen Sie, dass nur wenige Dinge mehr Aufmerksamkeit und Analyse erfordern als Ihr Budget. Bei der Erstellung und Anpassung von Budgets spielen so viele Faktoren eine Rolle, dass es schwierig ist, alle Variablen und das potenzielle Ergebnis im Auge zu behalten. An dieser Stelle kommt jedoch ein ganz besonderer Prozess ins Spiel, der als Budgetabweichung bezeichnet wird.

Was ist eine Analyse der Budgetabweichung?

Die Analyse der Budgetabweichung bezieht sich auf den Prozess, der einem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen, indem mehrere Komponenten analysiert werden:

• Budgetprognosen
• Tatsächliche Budgetergebnisse
• Abweichungen innerhalb des Budgets
• Abweichungen zwischen Budgetprognosen und Ergebnissen

Die Durchführung einer standardmäßigen Budgetabweichungs-Analyse erfordert von der Unternehmensleitung, ihre Budgetprognosen mit den tatsächlichen Ergebnissen zu vergleichen und die Unterschiede zwischen den beiden zu bewerten. Die Budgetabweichungs-Analyse hilft der Geschäftsleitung, günstige und ungünstige Budgetabweichungen zu verfolgen und zu ermitteln, wie das Budget angepasst werden kann, um den Zielen des Unternehmens besser gerecht zu werden.

Durch die Untersuchung der Budgetabweichung eines Unternehmens kann die Geschäftsleitung unerwartete Veränderungen in der Entwicklung erkennen – im Guten wie im Schlechten. Das hilft der Geschäftsleitung, realistische Zukunftserwartungen zu definieren und einen Weg zu planen, der zum zukünftigen Erfolg führt. Es ist kaum ein linearer Weg, um von dem Punkt, an dem man sich jetzt befindet, zu seinen letztendlichen Zielen zu gelangen, und das Verständnis der Budgetabweichung ist der Schlüssel, um stetige Fortschritte zu erzielen und gleichzeitig finanzielle Fallstricke zu vermeiden.

Bei der Durchführung von Berichten über die Analyse der Budgetabweichung ziehen es einige kleinere Unternehmen vor, diese Aufgabe an Experten zu übertragen, die über weitreichendere Erfahrungen mit Instrumenten zur Analyse der Budgetabweichung und der Berichterstattung verfügen. Bei größeren Unternehmen wird die Analyse der Budgetabweichung in der Regel von einem Team durchgeführt, das speziell für die Aufgaben der FP & A-Abweichungsanalyse zusammengestellt wurde. Was auch immer in Ihrem Unternehmen der Fall sein mag, es ist wichtig, die Analyse der Budgetabweichung so früh wie möglich zu beherrschen.

Die zwei Arten von Budgetabweichungen

Bei der Analyse der Budgetabweichung werden die Ergebnisse am häufigsten in zwei Typen kategorisiert – „positive“ Abweichung und „negative“ Abweichung. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Arten ist ziemlich selbsterklärend. Während sich eine günstige Budgetabweichung auf eine positive Differenz zwischen prognostizierten und tatsächlichen Budgetergebnissen, wie z.B. höhere Gewinne, bezieht, zeigt eine negative Abweichung buchstäblich ein negatives Ergebnis, wie z.B. einen Nettoverlust, an.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über jede Art von Budgetabweichung.

Positiv

Die positive Abweichung ist ein Indikator dafür, dass es einem Unternehmen in einem bestimmten Bereich besser als erwartet läuft. Viele betrachten die positive Abweichung als „angenehme Überraschung“ – z.B. wenn ein Produkt mehr Verkaufserlöse erzielt als erwartet oder die Kosten für die Einführung eines neuen Produkts oder Systems niedriger sind als erwartet. Es gibt viele Faktoren, die eine günstige Analyse der Budgetabweichung beeinflussen können.

Negativ

Wie die positive Varianz klingt auch die negative Varianz. Negative Varianzen signalisieren in der Regel einen Einnahmeverlust. Vielleicht hat sich ein bestimmtes Produkt nicht so gut verkauft wie geplant, oder vielleicht hat einer der Lieferanten des Unternehmens den Preis für bestimmte Waren oder Materialien erhöht. Was auch immer der Fall sein mag, negative Abweichungen müssen sehr ernst genommen werden.

Zum Glück für Unternehmen mit einer guten Praxis bei der Analyse der Budgetabweichung führen negative Abweichungen zu einer positiven Anpassung der Geschäftsstrategie, um sich an zukünftige Herausforderungen anzupassen.

Best Practices für die Berichterstattung und Analyse der Budgetabweichungen

Die Analyse der Budgetabweichung ist ein wesentlicher Bestandteil des Finanzmanagement-Prozesses eines jeden Unternehmens. Sie können jedoch nur dann von der Analyse der Budgetabweichung profitieren, wenn Sie sie korrekt durchführen.

Viele Experten in der Unternehmensführung, die mit der Durchführung einer Budgetabweichungs-Analyse nicht vertraut sind, neigen dazu, wichtige Budgetfaktoren zu übersehen oder die Berichterstattung und Analyse der Budgetabweichung sogar aufzuschieben. Das kann dazu führen, dass Gelegenheiten zur Verbesserung der Unternehmensleistung verpasst werden. Mit den richtigen Werkzeugen und Strategien muss die Analyse der Budgetabweichung zum Glück keine gefürchtete Aufgabe sein.

Hier sind einige bewährte Verfahren, die Sie in Ihren Prozess der Analyse der Budgetabweichung einführen sollten:

1. Planen Sie bestimmte Zeiten ein, um Aufgaben der Analyse der Budgetabweichung über das ganze Jahr hinweg durchzuführen. Eine regelmäßige Abweichungsanalyse ist der Schlüssel zur Verbesserung der Leistung eines Unternehmens.
2. Korrekturmaßnahmen ergreifen, sobald Sie negative – oder positive – Abweichungen entdecken, um zu verhindern, dass ein bestehendes Problem sich verschlimmert, oder um eine goldene Gelegenheit auf dem Markt zu nutzen.
3. Behalten Sie die wirtschaftlichen Bedingungen, die Ihr Unternehmen umgeben, genau im Auge.
4. Automatisieren Sie, wo immer Sie können. Lassen Sie sich von einer Software zur Analyse der Budgetabweichung ein Stück Arbeit abnehmen!

Schritte zur Durchführung einer Analyse der Budgetabweichung

Die Schritte zur Durchführung einer Analyse der Budgetabweichung sind einfach, aber sie werden durch die Umsetzung der Software-Automatisierung noch einfacher. Ihr FP & A-Personal oder Management wird diese Schritte bei der Abweichungsanalyse durchführen:

1. Analysieren Sie die Unterschiede zwischen den tatsächlichen Ergebnissen und dem Budget: Wenn signifikante Abweichungen entdeckt werden, typischerweise 10% oder mehr, dann müssen diese Abweichungen analysiert werden, um herauszufinden, warum sie überhaupt aufgetreten sind. Während die manuelle Analyse der Budgetabweichung Stunden von Tabellenkalkulationen in Anspruch nehmen kann, benötigt eine automatisierte Lösung für dieselbe Aufgabe nur Minuten.
2. Finden Sie heraus, warum die Abweichung aufgetreten ist: Unabhängig davon, ob die Differenz positiv oder negativ ist, müssen Sie immer die zugrunde liegende Ursache herausfinden, damit Sie aus dem Auftreten lernen können. Wie lange dies dauert, hängt von den jeweiligen Abweichungen ab.
3. Erstellen Sie einen Bericht: In diesem Bericht sollten die Analyse der Budgetabweichung und der Abweichung sowie die Gründe für die Abweichung dokumentiert werden. Automatisierte Software kann dies für Sie erledigen.
4. Brainstorming mit Management- und Finanzanalysten: Nach Abschluss der Analyse werden Sie sich überlegen wollen, wie Sie auf der Grundlage der Ergebnisse weiter vorgehen möchten.

Die grundlegenden Schritte zur Durchführung einer Analyse der Budgetabweichung mögen einfach erscheinen, aber sie können bei der Verwendung von Software viel schneller und präziser ablaufen als bei einer manuellen Durchführung des gesamten Prozesses.

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