Return on Investment (ROI) als Hilfe bei der Auswahl der besten CPM-Softwareanwendungen

Dieser Artikel ist Teil 7 einer 8-teiligen Serie über die Evaluierung der besten CPM-Tools für Ihr Unternehmen. Teil 7 befasst sich mit Methoden zur Berechnung des ROI, um die besten CPM-Softwareanwendungen zu finden.

Der Auswahlprozess für Unternehmenssoftware kann sehr anstrengend sein und Wochen oder Monate mit Produktvorführungen, Besprechungen, Bewertungen von Anbietern und anderen zeitaufwändigen Aufgaben in Anspruch nehmen. Normalerweise wird den Produktdemos die meiste Aufmerksamkeit geschenkt. Einer der wichtigsten, aber vernachlässigten Bereiche einer Anbieterbewertung ist jedoch die Schätzung der Investitionsrentabilität (ROI).

Wie der Name schon sagt, zielt eine ROI-Berechnung darauf ab, die Rendite abzuschätzen, die das Unternehmen im Laufe der Zeit auf der Grundlage der in das Software-Abonnement, die Schulung und die Implementierung getätigten Investitionen erwarten kann.

Ein bewährtes Verfahren zur Auswahl der besten CPM-Software und des besten Anbieters besteht darin, eine ROI-Berechnung durchzuführen und diese in die Gesamtbewertung des Anbieters einfließen zu lassen, wenn Sie die Kandidaten in der Endauswahl miteinander vergleichen. Hier finden Sie ein kostenloses interaktives Tool zum Anbietervergleich, das drei Dashboard-Seiten umfasst:

1. Bewertung von 8 wichtigen Funktionsbereichen (Screenshot unter diesem Abschnitt einfügen)
2. Rechner zur Ermittlung des ROI
3. Zusammenfassendes Dashboard, das Ihre beiden besten CPM-Software-Finalisten vergleicht

Ihr Team kann die Schieberegler verwenden, um alle Punkte entsprechend Ihren Bewertungsergebnissen anzupassen:

Warum sollte der ROI bei der Bewertung von Unternehmenssoftware immer berücksichtigt werden?

Viele Unternehmen überspringen oder vernachlässigen den ROI-Schritt in ihrem Evaluierungsprozess, um die besten CPM-Anbieter auf ihrer Finalisten-Scorecard zu vergleichen. Warum lassen so viele Unternehmen diesen ROI-Schritt aus? In der Regel liegt es an einem oder mehreren der folgenden Gründe:

• Sie verfügen nicht über einen ROI-Rechner
• Sie sind der Meinung, dass es zu viele Variablen gibt, um eine gute ROI-Schätzung zu erstellen
• Sie haben eine Vorliebe für eine bekannte oder empfohlene Lösung
• Der führende Anbieter möchte nicht mit dem zweitplatzierten Mitbewerber verglichen werden.

Da sich jedoch sowohl die CPM-Funktionen als auch die Preise der Anbieter im Laufe der Zeit ändern, hilft eine gute ROI-Schätzung dabei, dies zu erfassen, um ein Bild davon zu erhalten, wie die geschäftlichen Vorteile im Vergleich zu den Investitionen in Abonnements und Implementierungsdienste aussehen würden.

Wie berechnet man den ROI für die beste CPM-Softwareauswahl?

Es ist fast immer einfach, Softwarekosten- und Implementierungsschätzungen von den Anbietern zu erhalten, da diese bereits Teil der Standardpreislisten und Angebotstools sind, die sie in ihren Verkaufsprozessen verwenden. Schwieriger ist es jedoch, Ihre eigenen Kosten und Einsparungen im Zusammenhang mit dem Projekt zu berechnen.

Es ist wichtig, dass Sie zuerst Ihre eigenen Hausaufgaben machen, indem Sie die Schmerzen auflisten und quantifizieren ($$), die entstehen, wenn Sie die neue Lösung nicht haben. Viele Unternehmen erstellen eine Liste der aktuellen Probleme, bevor sie den Kauf einer neuen Software genehmigen. Solche Kennzahlen sind auch nach der Projektimplementierung wertvoll, um den Grad des Erfolgs zu überprüfen. Sie helfen auch dabei, Anbieter und interne Projektmitglieder für Ergebnisversprechen verantwortlich zu machen und sie auf das Wesentliche zu konzentrieren, wenn es Hindernisse bei der Implementierung gibt, und sie helfen dabei, harte Entscheidungen zu treffen, die getroffen werden müssen.

Im Folgenden finden Sie eine Liste der typischen Bestandteile einer ROI-Berechnung:

Vorteile

Dieser Teil einer ROI-Berechnung ist immer am schwierigsten zu schätzen. Hier quantifizieren Sie den jährlichen Wert (Betrag), den Ihr Unternehmen von den verbesserten und schnelleren Entscheidungen erwartet, die Sie von den CPM-Anbietern, die Sie bewerten, erreichen wollen. Versuchen Sie, den daraus resultierenden Nutzen für das Unternehmen zu beziffern, wenn Manager schnellere und bessere Entscheidungen treffen können, weil die neue Lösung einen Self-Service-Zugang, Drilldowns zur Beantwortung von Fragen, Diagramme für bessere Analysen, genauere Budgets und andere Vorteile bietet.

Hinweis: Geben Sie keine Kosten oder Zeitersparnisse aus dem Kostenabschnitt an (siehe unten).

Kosten

Hier erfassen Sie die Kosten der neuen und alten Lösungen. Ihre Zahlen sollten Software-, Hardware- und Arbeitskosten enthalten.

Kosten der neuen Lösung:

• Jährliches Software-Abonnement
• Einmalige Implementierungsdienste

Kosten der alten Lösung:

• IT-Kosten für den Betrieb: Dazu gehören Server-Hardware und Strom, Upgrade-Kosten, jährliche Wartungs-/Erneuerungskosten usw.
• Kosten für manuelle Arbeit: Hierbei handelt es sich um den Zeitaufwand, den Ihre IT- und Finanzmitarbeiter im Vergleich zu dem, was Sie von der neuen Lösung erwarten, zusätzlich aufwenden. Gehen Sie von einem vollen Stundensatz für eigenes Personal und/oder Vertragsarbeiter aus.
• Kosten des Risikos: Hier erfassen Sie die geschätzten jährlichen Kosten für Risiken wie Fehler in den Monatsberichten und die daraus resultierenden Kosten, die dadurch entstehen, dass die Manager keinen Zugang zu rechtzeitigen und detaillierten Informationen haben.

Wenn Sie alle Zahlen in der ROI-Berechnung als positive Zahlen belassen, kann die Berechnung wie folgt aussehen: (Kosten der alten Lösung – Kosten der neuen Lösung + Nutzen der neuen Lösung) / Kosten der alten Lösung

Ein Jahr oder mehrere Jahre in Ihrer ROI-Berechnung verwenden

Obwohl es einige Unternehmen gibt, die Branchen-Benchmarks zur Quantifizierung des Standard-ROI einer neuen CPM-Softwarelösung und der erwarteten Automatisierung von Finanzberichts- und Planungsprozessen anbieten, können die Ergebnisse sehr individuell sein, je nachdem, wie gut oder schlecht die alte Lösung war und wie gut die neue Lösung implementiert und genutzt wird.

In sehr speziellen Fällen kann ein positiver ROI bereits im ersten Jahr erreicht werden, aber in den meisten Fällen wird es länger dauern. Aus diesem Grund ist es eine gute Faustregel, sowohl den ROI für das erste Jahr als auch den (kumulierten) ROI für 5 Jahre zu berechnen. Auf diese Weise lassen sich auch Preisnachlässe besser erfassen, die Anbieter für ein oder mehrere Jahre gewähren, bevor ihr Preis auf den Listenpreis zurückgesetzt wird.

Wenn Sie die 5-Jahres-Abonnementkosten von den einzelnen Anbietern erfragen, stellen Sie außerdem sicher, dass die jährlichen Preiserhöhungen enthalten sind.

Sind ROI-Berechnungen mit zusätzlichen Kosten verbunden?

Alle Entscheidungsträger möchten ROI-Berechnungen sehen, wenn Mitarbeiter Investitionen in neue Technologien vorschlagen. Manchmal können diese Berechnungen der entscheidende Faktor für eine Entscheidung sein, wenn alle anderen Bereiche einigermaßen gleich sind. Mit anderen Worten: Die Stunden, die für die ROI-Berechnungen benötigt werden, können sich durchaus lohnen.

Wenn Sie ein professionelles Softwareunternehmen oder einen externen Berater mit der Auswahl beauftragen, sollten Sie sich erkundigen, ob die ROI-Berechnung im Preis inbegriffen ist oder ob dafür separate Kosten anfallen.

Sie können dieses Tool zum Anbietervergleich verwenden, das einen ROI-Rechner enthält. Es hat drei Registerkarten: 1) Funktionsvergleich, 2) ROI-Vergleich und 3) Zusammenfassende Bewertung. Sie können es so verwenden, wie es ist, oder es kann Ihnen Anregungen geben, wenn Sie es z. B. auf ein Excel-Tabellenmodell anwenden möchten, das den ROI auf eine andere Weise berechnet.

Fazit

Die besten CPM-Softwarelösungen verfügen über eine Vielzahl von Merkmalen und Funktionen. Außerdem sind sie sehr flexibel. Das bedeutet, dass die Implementierungskosten je nach der Anzahl Ihrer Berichte oder der Komplexität Ihrer Budget- und Prognosemodelle stark variieren können.

Eine erfolgreiche Implementierung vorausgesetzt, bleibt man in der Regel fünf bis zehn Jahre oder länger bei einer Lösung. Wenn Sie sich für einen stabilen Anbieter entscheiden, können Sie in einem solchen Zeitraum mit zahlreichen Verbesserungen rechnen, die Ihre Manager dabei unterstützen, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen. Dieser zukünftig zu erwartende Wert kann in Ihre mehrjährige ROI-Berechnung einfließen, um sicherzustellen, dass Sie die bestmögliche Entscheidung für den besten CPM-Anbieter treffen, mit dem Ihr Unternehmen zusammenarbeitet.