Schnellere und einfachere Einblicke mit Ad-hoc-Berichten für Ihre ERP-Daten

Es gibt einen Grund dafür, dass Microsoft Excel, neben seinen vielen Vorzügen, allgemein als das beliebteste Berichtstool der Welt anerkannt ist. Drei der wichtigsten Gründe sind:

• Es ist einfach
• Es ist den meisten Geschäftsanwendern vertraut
• Es ist „kostenlos“ (wenn Sie bereits eine Excel-Lizenz besitzen.

Excel hat jedoch auch viele Nachteile, insbesondere wenn es um die Berichterstattung über Finanzdaten geht…

• Schlechte Benutzersicherheit
• Keine Datenbank zur Verwaltung großer Datenmengen
• Kein echtes Multi-User-Cloud-Tool für die Berichterstattung
• Modelle werden komplex und sind schwer zu pflegen

Diese Hassliebe zu Excel und die typische ein- bis mehrtägige Schulung, die die meisten professionellen Autoren von Finanzberichten benötigen, sind zwei der Hauptgründe dafür, dass Unternehmen den Anbietern von ERP- und Berichtssoftware zunehmend diese Frage stellen: „Wie einfach ist es zu lernen, wie man Berichte schreibt?“

Natürlich werden komplexe, formatierte Berichte wie Kapitalflussrechnungen und bestimmte andere Finanzberichtslayouts in den meisten Berichtstools immer ein gewisses Maß an Schulung und Fachkenntnissen erfordern, um sie zu erstellen. Mit anderen Worten, es scheint nicht die eine Lösung zu geben, die das Beste aus allen Welten bietet, wenn es um das Berichtswesen geht.

Der Unterschied zwischen Finanzberichtsschreibern und Ad-hoc-Berichtstools

Wenn alle Power-User und Endanwender von Berichten die Zeit hätten, eine neue Berichtstechnologie zu erlernen, und wenn sie genügend Zeit hätten, Berichte zu entwerfen, wann immer sie diese zur Beantwortung verschiedener Geschäftsfragen benötigen, dann wäre die Welt mit klassischen Report-Writern in Ordnung. Diese verfügen über ein hohes Maß an Flexibilität, Finanzfunktionen und starken Formatierungen, um Berichte in Präsentationsqualität zu erstellen. In den meisten Fällen muss ein Benutzer jedoch nur einige Daten überprüfen oder schnell eine Frage beantworten. Beispiele für solche Fragen sind:

Wie kann ich einen Konto-für-Konto-Bericht mit allen wichtigen GL-Feldern und einer Saldenprüfung anzeigen?
Wie hoch ist der Saldo des Kontos 4510 für jeden Monat in diesem Jahr?
Wie viel hat Lisa im Mai verkauft?
Bei vollwertigen Berichtsschreibern würde jede der oben genannten Fragen in der Regel die Kenntnis der Quellfelder, eine Schulung für das Berichtstool und möglicherweise mehrere Stunden Arbeit bei der Berichtserstellung erfordern. Mit modernen Ad-hoc-Berichtstools wie dem Ad-hoc-Berichtswesen von Solver kann jeder Benutzer, der Zugriff auf die Daten hat, in wenigen Minuten und mit minimalen Kenntnissen Berichte erstellen. Sie können ihre Berichte auch speichern, um sie beim nächsten Mal wiederzuverwenden, wenn sie oder ihre Kollegen eine ähnliche Geschäftsfrage haben. Mit anderen Worten: Ad-hoc-Berichtstools sind eine perfekte Ergänzung zu vollwertigen Berichtsschreibern, wobei beide unterschiedliche Anforderungen erfüllen.

Wie kann ich meinen Endbenutzern sowohl fortgeschrittene formatierte Berichte zur Verfügung stellen als auch sie ihre eigenen Berichte erstellen lassen?

Bestimmte Anbieter von Corporate Performance Management (CPM) wie Solver lösen dies, indem sie dem Benutzer drei Optionen für seine Berichtsanforderungen anbieten:

• Jeder Benutzer: Ad-hoc-Berichterstattung zur Erstellung von Berichten und zur Beantwortung von Fragen im laufenden Betrieb
• Jeder Benutzer (keine Schulung): Vorgefertigte Berichts-, Budget- und Dashboard-Vorlagen, die von einem Marketplace heruntergeladen werden
• Erfahrener Benutzer: Excel-basierter Berichtsdesigner mit mandantenfähiger Cloud-Architektur

Mit anderen Worten: Professionelle Berichte in Präsentationsqualität, die von Power-Usern erstellt werden, gehen Hand in Hand mit Ad-hoc-Berichten, die jeder Endbenutzer erstellen kann, wenn er Fragen hat, die er beantworten muss.

Wie können Ad-hoc-Berichte auch bei der Migration auf ein neues ERP-System helfen?

Da viele Unternehmen die Migration ihrer alten Buchhaltungslösungen von lokalen Servern in die Cloud planen oder bereits durchgeführt haben, müssen sie nicht nur die ERP-Kernfunktionen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen entsprechen, sondern auch die Tools, die sie für die Berichterstattung, Planung und Analyse verwenden werden. In der Regel sind native ERP-Berichtsschreiber weder für Ad-hoc-Berichte noch für professionell formatierte Berichte geeignet, so dass die Kunden eine von zwei Möglichkeiten haben:

• Sie exportieren die Daten nach Excel und erstellen die benötigten Berichte in manuellen Tabellenkalkulationen. Dies hat sowohl die Vorteile als auch die Einschränkungen, die zu Beginn dieses Blogs beschrieben wurden.
• Sie kaufen eine erstklassige Berichts- und/oder CPM-Lösung. Zu dieser Kategorie gehören Cloud-Anbieter wie Solver mit skalierbaren Plattformen, die sowohl Ad-hoc-Berichte als auch formatierte Berichte, Konsolidierungen, Budgetierung, Prognosen und integrierte Power BI-Dashboards anbieten.

Ein Nebeneffekt guter Ad-hoc-Reporting-Tools ist, dass sie den Anwendern bei der ERP-Implementierung eine große Hilfe bei der Erstellung von Berichten im laufenden Betrieb sein können, um die Daten zu überprüfen, die sie in das neue ERP-System laden. Auf diese Weise erhalten sie einen schnellen Einstieg in die Erstellung grundlegender Berichte, während Power-User vollständig formatierte Finanz- und Betriebsberichte entwerfen.

Wie hoch ist der Schulungsaufwand für das Erlernen der Ad-hoc-Berichterstattung?

Wenn das Erlernen eines Ad-hoc-Berichtstools mehr als 10-15 Minuten videobasierte Schulung erfordert, sollte es wahrscheinlich nicht Ad-hoc-Berichtstool genannt werden. Einer der wichtigsten Vorteile dieser Art von Benutzererfahrung besteht darin, dass so gut wie jeder Benutzer mit beliebigem Hintergrund in der Lage sein sollte, das Tool schnell zu erlernen, so dass er von fast sofortigen Antworten auf seine Datenfragen profitieren kann.

Da die Einarbeitungsschwelle niedrig sein sollte und jeder Benutzer schnell einen Nutzen daraus ziehen kann, sollte jede dieser drei Arten von Schulungen ausreichen:

• Learning-by-doing
  Lernen aus Videos
  Lernen von einem Kollegen

In jedem Fall sollte ein gutes Ad-hoc-Reporting-Tool für ein Unternehmen eine hohe Rentabilität aufweisen, da es nur minimale Schulungen erfordert und die Benutzer ihre Fragen nahezu in Echtzeit beantworten können, ohne die Mitarbeiter der Buchhaltung oder die Superuser der Berichtersteller um Hilfe bitten zu müssen.

Fazit

Im Zuge der Weiterentwicklung der Berichtstechnologien werden die meisten modernen Cloud-Anbieter wahrscheinlich sowohl professionelle formatierte Berichte als auch Ad-hoc-Berichte anbieten und damit die Notwendigkeit für die Benutzer einschränken, Daten in manuelle Excel-Dateien zu exportieren, um ihre geschäftlichen Fragen zu beantworten. In den 2020er Jahren und in der Post-COVID-Ära werden Unternehmen, die es ihren Nutzern ermöglichen, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen, einen starken Wettbewerbsvorteil haben.