Werden personenbezogene KPIs ein Teil der strategischen Personalplanung werden?

Planung der Mitarbeiterzahl
Eine der wichtigsten Veränderungen für Unternehmen während des COVID-19 waren die groß angelegten Maßnahmen zur Förderung der Heimarbeit, die fast alle Unternehmen umgesetzt haben. Einige Unternehmen haben dies vielleicht schon seit einigen Jahren teilweise oder komplett umgesetzt, aber noch nie in der Weltgeschichte war dies auf diesem Niveau.

Da viele Unternehmer bestrebt sind, ihre Mitarbeiter wieder ins Büro zu holen, werden sie vielleicht feststellen, dass die Mehrheit ihrer Teammitglieder die neu gewonnene Freiheit genossen haben, von zu Hause aus zu arbeiten, ohne Fahrzeit und ohne Reisekosten.

Einige Betriebe haben bereits angekündigt, dass sie in Zukunft komplett von zu Hause aus arbeiten werden. Manche Mitarbeiter könnten das Unternehmen verlassen, um einen flexibleren Arbeitgeber zu finden, wenn der Druck, an fünf Tagen in der Woche im Büro zu erscheinen, zu groß ist.

Es besteht die Chance, dass der Trend zur Heimarbeit, der durch COVID-19 beschleunigt wurde, nicht verblassen wird. Es wird andere Trends geben, die weiterhin die Gewohnheiten bei der Arbeit von zu Hause aus prägen werden, wie zum Beispiel:

• Technologie der virtuellen Realität
• Video- und Kollaborationstechnologie (Teams, Slack, Zoom usw.)
• Längere Fahrzeiten durch wieder aufkommende Verkehrsstaus
• Ärger über all die neuen „Hygieneregeln“ beim Betreten des Büros
• Immobilienpreise treiben Arbeitnehmer dazu, weiter entfernt vom Arbeitsplatz zu wohnen
• Preise für Gewerbeimmobilien und Parkgebühren
• Sicherheitsbedenken, da das Internet zu Hause oft weniger sicher ist als im Büro

Wenn die Arbeit von zu Hause aus für viele Organisationen zur neuen Normalität wird, stellen sich eine Reihe neuer Fragen:

• Wie stellen Unternehmen sicher, dass ihre Teammitglieder so effizient sind wie bei der Arbeit im Büro?
• Wie gehen Manager vor, wenn sie ihre Teammitglieder nur selten anders als virtuell per Videoanruf treffen?

Schauen wir uns diese beiden wichtigen Fragen näher an.

Effiziente Strategien und KPIs für die Personalplanung

Zunehmend verdoppeln sich die Führungskräfte bei der wechselseitigen Transparenz. In anderer Hinsicht ist der Austausch darüber, wie es Ihnen als Unternehmen geht und wie jedes Teammitglied die vereinbarten Ziele erreicht. Damit das funktioniert, sollten Sie leistungsbezogene Vergütungspläne und -prozesse einsetzen.

Dann müssen Mittel implementiert werden, um Kennzahlen zu verfolgen und Berichte zu erstellen. Stellen Sie sich Dashboards und Scorecards mit persönlichen KPIs und Ampelanzeigen vor. Dies ist nach Ansicht vieler Management-Gurus der empfohlene Ansatz. Nutzen Sie das Top-Down-Sharing von Strategien und Zielen, die die KPIs unterstützen, aufgeschlüsselt nach Unternehmen, Abteilung und Einzelpersonen. Wenn die Ergebnisse eintreffen, teilen Sie dann von unten nach oben mit, wie die Teammitglieder wie auch die Abteilungen im Vergleich zu den Zielen abgeschnitten haben.

Insbesondere angesichts des wahrscheinlichen starken Wachstums des Heimarbeit-Trends überlegen Führungskräfte bereits, wie sie sicherstellen können, dass die Mitarbeiter engagiert, effizient und zielorientiert arbeiten, wenn sie ihre Arbeit vom Schlafzimmer oder Wohnzimmer aus erledigen. Aufgrund der begrenzten Übersicht und des schnell verblassenden Mikromanagements herkömmlicher Art erfreuen sich persönliche KPIs für die Arbeit rasch wachsender Beliebtheit. Allerdings kann die Festlegung der bestmöglichen Ziele für Mitarbeiter-KPIs schon ein bisschen Wissenschaft an sich sein.

Die Abkürzung SMART wird oft dem Management-Guru Peter Drucker zugeschrieben und erstmals 1981 von George T. Doran verwendet, um Ziele zu setzen. Hier ist ein Überblick über die SMART-Ziele:

• Spezifisch – einfach, sinnvoll, signifikant
• Messbar – aussagekräftig, motivierend
• Erreichbar – vereinbart, erreichbar
• Relevant – angemessen, realistisch und mit Ressourcen ausgestattet, ergebnisorientiert

In den nächsten Jahren werden Organisationen sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor zunehmend einzelne KPIs untersuchen und ausprobieren, und diejenigen, die damit am erfolgreichsten sind, sind besser gerüstet, um florierende Organisationen aufzubauen, die „zukunftssicher“ sind.

Schlüsselelemente der Fernarbeitsplatzplanung

Mitarbeiter erfolgreich zu führen und weiterzuentwickeln ist seit jeher ein Bereich, der ein Unternehmen vor seine Konkurrenten bringen kann. Die Unternehmen geben Geld für Sozialleistungen, Schulung, Ausbildung und Vergütungspläne aus, um ihre Mitarbeiter zu verbessern. Allerdings fördern Organisationen ohne Erfahrung aus den eigenen Reihen und bilden die neuen Führungskräfte nicht aus. Dieser Prozess ist fehlgeschlagen, und die Zukunft wird bessere Manager mit einem höheren Prozentsatz von Mitarbeitern erfordern, die von zu Hause aus arbeiten.

Arbeitsplatzbeschreibungen definieren

Der wichtigste Ausgangspunkt ist der Beginn. Für jede Position benötigt ein Manager eine Stellenbeschreibung mit den sechs bis acht Hauptaufgaben der jeweiligen Position zusammen mit den KPIs, die jedes Jahr festgelegt werden. Definieren Sie, was einen erfolgreichen Kandidaten und einen Kandidaten, der in der Funktion scheitern würde, ausmacht. Jeder Mitarbeiter erhält dieses Dokument vom Manager, und der Manager überprüft es dann in einer Besprechung, um sicherzustellen, dass beide die Erwartungen verstehen.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten für die Position zu bestimmen. Sie können Personen interviewen, die derzeit die Position besetzen, online recherchieren, mit der Personalabteilung sprechen und mit anderen Managern diskutieren. Halten Sie die Liste der Verantwortlichkeiten kurz, aber fügen Sie Einzelheiten hinzu. Je mehr Details zu jeder Position enthalten sind, desto besser können die Mitarbeiter die Rolle verstehen und ihre Erfolgschancen verbessern.

Legen Sie die KPIs fest, die die Position definieren werden.

Der Vorgesetzte sollte erklären, wie er/sie jeden KPI in der jeweiligen Position messen wird und was ein Erfolg oder Misserfolg ist. Erklären Sie, woher die Daten stammen und wie der KPI berechnet wird. Anschließend setzen Sie sich mit dem Mitarbeiter zusammen und dokumentieren, was die Ziele für jeden KPI bis zu einem bestimmten Zeitraum sein werden. Sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter an Bord ist und zustimmt, dass er seine Ziele erreichen kann. Wenn es Zahlen gibt, an die sie nicht glauben, können Sie den Mitarbeiter schon früh im Prozess verlieren.

Prüfen und vereinbaren Sie die KPIs  

In der Vergangenheit haben Manager einen Jahresrückblick erstellt, in dem versucht wurde, die Ereignisse des Jahres zusammenzufassen, wobei in der Regel nur die letzten Monate hervorgehoben wurden, da dies das Einzige ist, woran sich die meisten erinnern. Im Jahr 2020 wird es mit dem raschen Übergang zur Fernarbeit noch schwieriger.

Start now – meet with the employee monthly, show the KPI goal, the results to date, and a variance. Include a traffic light on each KPI to show whether the employee is succeeding (green), failing (red), or in the middle (yellow). For all yellow and red items document action items that the employee needs to do to improve upon those that are below the goal. 

Legen Sie jetzt los – besprechen Sie sich monatlich mit dem Mitarbeiter, zeigen Sie das KPI-Ziel, die bisherigen Ergebnisse und eine Abweichung auf. Setzen Sie bei jedem KPI eine Ampelanzeige ein, um darzustellen, ob der Mitarbeiter erfolgreich ist (grün), versagt (rot) oder in der Mitte liegt (gelb). Dokumentieren Sie für alle gelben und roten Punkte Aktionspunkte, die der Mitarbeiter durchführen muss, um diejenigen zu verbessern, die unterhalb des Ziels liegen.

Wenn Sie nun ein Treffen abhalten, überprüft der Manager einfach die Zahlen und die vorherigen Aktionspunkte. Viele der Sorgen um die Effizienz zu Hause entfallen, und alles dreht sich um die Produktivität. Nachstehend finden Sie ein Beispiel für eine einfache Scorecard, die ein Manager mit einem Berater besprechen kann und die Ist-Daten, das Ziel, die Abweichung mit Ampeln und die Ziele für die nächsten vier Quartale enthält.

Auf diese Weise wandelt sich die Unternehmenskultur zu einer hochproduktiven Arbeitskraft. Ein guter Mitarbeiter möchte mit anderen guten Mitarbeitern zusammenarbeiten. Diese Kultur trägt dazu bei, ein profitables Unternehmen mit hohem Wachstum aufzubauen. Entlassen Sie die Mitarbeiter, die ihre Ziele regelmäßig nicht erreichen, aber auf eine Art und Weise, die vom ersten Tag an klar ist.

Vorteile der automatisierten Personalplanungssoftware und des KPI-Managements
Egal, ob Ihre KPIs und Personalplanungsanforderungen einfach genug sind, um in Excel bearbeitet zu werden, oder ob Sie derzeit ein modernes Planungs- und Budgetierungstool verwenden, jetzt ist vielleicht ein guter Zeitpunkt, über Möglichkeiten nachzudenken, Budgetierung, Personalplanung, Berichterstattung und KPI-Management in einer einzigen Lösung zu kombinieren.

Sowohl durch eine bedauerliche Virusepidemie als auch durch Technologietrends, die sich auf Ihre Branche auswirken, werden effektive Personalplanungs-Tools und -Pläne, die für eine Neuprognose bereit sind, den Stress und den Blutdruck für das Managementteam des Unternehmens immer reduzieren.