Wie Sie Personalprognosen für Ihr Unternehmen umsetzen können

Prognosen sind immer ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens, und die Personalkosten sind in der Regel der größte Kostenfaktor.

Die Personalplanung umfasst Gehälter, Provisionen, Sozialleistungen, Steuern, Ruhestand und vieles mehr.  Im Durchschnitt machen die Personalkosten über 30 % des Bruttoumsatzes aus, aber je nach Branche können sie auch über 50 % betragen.  Die Personalprognose sollte für jedes Unternehmen immer die oberste Priorität haben.  Dieser Leitfaden wird viele Aspekte im Zusammenhang mit Strategien, Datenzugang und bewährten Verfahren zur Personalplanung und -prognose behandeln.

Wie Sie einen strategischen Plan für die Personalprognose entwickeln

Vor Beginn jeder Art von Prognose gibt es viele Fragen zu stellen, und Fragen, die sich auf die Mitarbeiter beziehen, gehören oft zu den wichtigsten.  Ohne einen strategischen Plan sind Unternehmen nicht in der Lage, eine genaue Prognose für die Senkung, Erhöhung oder Veränderung der Mitarbeiterzahl zu erstellen. Die Daten sind unterschiedlich, aber man schätzt, dass etwa 90% aller Unternehmen ihre Strategien nicht erfolgreich umsetzen können.

Es gibt viele Gründe für das Scheitern und dazu gehören mangelnde Kommunikation, die fehlende Abstimmung zwischen Strategie und Planung, nur ein Top-Down-Ansatz und eine gescheiterte Umsetzungsstrategie.  Sorgen Sie dafür, dass die Organisation eine klare Strategie hat, und vermitteln Sie dem Unternehmen klar und deutlich, dass es einen eindeutig festgelegten Weg zur Umsetzung gibt.

 

Zugang zu Daten für die Personalplanung

Die Möglichkeit des Zugangs zu genauen und zeitnahen Daten für die Analyse ist eine Notwendigkeit.  Diese Daten müssen zugänglich sein, um Modelle zur Vorhersage des Arbeitskräftebedarfs erstellen zu können. Es kann eine Menge Daten geben, und unten ist ein Beispiel für einige der Daten nach Mitarbeiter pro Monat aufgeführt, die für die Erstellung eines Modells von Nutzen wären:

• Gehalt
• Provisionen
• Prämien
• Beförderungen
• Steuern
• Vorteile
• Neueinstellungen
• Titel
• Kündigungen
• Überstunden
• Personalbestand nach Position
• Geleistete Arbeitsstunden
• Leistungsberechtigung

Als erstes stellt sich die Frage, ob Sie auf die Daten zugreifen können.  Ermitteln Sie, woher die Daten stammen, und erstellen Sie einen Prozess, um die Daten zu integrieren, so dass ein nahtloser Prozess monatlich oder vierteljährlich stattfindet, je nachdem, wie oft eine Prognose durchgeführt wird.

Überprüfen Sie die Daten stichprobenartig, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt sind, da die Belegschaft über 30% der Ausgaben ausmacht, so dass eine kleine Abweichung eine große Auswirkung haben kann.  Wenn zum Beispiel eine Leistung 1% des Bruttoeinkommens von 100 Millionen USD ausmacht und die Übernahme um 50% abweicht, dann würde die Abweichung bei einer einzelnen Leistung etwa 500.000 USD betragen.  Das ist eine erhebliche Abweichung bei nur einer Leistung, die sich auf die Entscheidungsfindung auswirken kann.

Generell sind Modelle zur Prognose des Personalbedarfs die komplexesten Modelle, die Unternehmen haben.  Wenn die Daten genauer sind, dann müssen die Modelle weniger komplex sein, und viele der Annahmen entfallen.  Ein Modell ermöglicht eine schnelle und genaue Entscheidungsfindung für Manager und Führungskräfte in Bezug auf Veränderungen, die möglicherweise erforderlich sind.  Sie können sehr schnell mehrere Was-wäre-wenn-Szenarien erstellen, die die Grundlage für die bestmögliche Entscheidungsfindung bilden.

Wie man Veränderungen im Personalbestand prognostiziert

Die Planung von Veränderungen in Bezug auf das Personal kann auf vielfältige Weise erfolgen.  Zunächst sollte, wie oben erwähnt, eine Strategie festgelegt werden, um allen, die das Modell nutzen, die Klarheit zu verschaffen, Entscheidungen zu treffen, die den strategischen Plänen entsprechen.

Wenn das Management erwartet, dass die Produktion in der Fertigung um 50% steigt, dann müsste in der Regel die Belegschaft erhöht oder der Einsatz von mehr Robotern geplant werden, was zu einem Personalabbau führen könnte, um die Nachfrage zu befriedigen.  Ohne diese Informationen wird die Genauigkeit des Plans jedoch nicht genau sein.

Treffen Sie die Entscheidung, ob Sie einen Top-Down-, einen Bottom-Up- oder einen Hybrid-Ansatz verwenden möchten.  Bei einem Top-Down-Ansatz bestimmt die Unternehmensleitung den Plan und drückt ihn auf den Rest des Unternehmens herunter.  Ein Bottom-up-Ansatz ist, wenn die Führungskräfte planen und den Plan dann zu einem konsolidierten Plan zusammenfassen.  Bei einem Hybridansatz werden beide Methoden angewandt und dann als verschiedene Versionen miteinander verglichen.

Führungskräfte können eine Top-Down-Version als Leitlinie für die Manager bereitstellen.  Entscheidend für einen Top-Down-Ansatz ist ein Modell, das schnelle Was-wäre-wenn-Szenarien liefert, die beispielsweise auf der Einstellung neuer Mitarbeiter, der Änderung von Leistungen oder der Kündigung eines Prozentsatzes der Belegschaft basieren.

Der Bottom-Up-Ansatz hat in der Regel zwei Methoden und verwendet den Ansatz, der am besten zu Ihrem Unternehmen passt.  Eine Art ist die Prognose auf Mitarbeiterebene.  Führungskräfte würden Neueinstellungen vornehmen, möglicherweise Kündigungen, Gehaltserhöhungen, Überstunden und alle Vorteile, über die ein Manager Informationen hat.  Dieses Verfahren ist sehr genau, kann aber bei hoher Fluktuation Mängel aufweisen.  Die zweite Methode ist die Planung nach Mitarbeiterzahl pro Position.  Bei dieser Methode würde eine Stellenbezeichnung und die Anzahl der Mitarbeiter zusammen mit einem Durchschnittsgehalt aufgeführt.  Dies ist nicht so genau wie die Verwendung eines Durchschnittsgehalts, funktioniert aber in großen Organisationen, die viele Mitarbeiter in ähnlichen Positionen haben.

Abschließend ist es wichtig zu verstehen, wie die Organisation in der Vergangenheit in Bezug auf ihre Belegschaft abgeschnitten hat.  Stellen Sie Fragen wie die folgenden:

• Ist die Organisation gut im Einstellen oder Entlassen von Mitarbeitern?
• Wird zu früh oder zu spät eingestellt?
• Leitet sie normalerweise eine sehr schlanke Organisation oder wird sie zu groß?
• Bekommen bestimmte Abteilungen mehr Budget als andere Abteilungen?

Es ist wichtig, diese Informationen zu verstehen, da sie in den Plan aufgenommen werden sollten.

 

Das Bild unten zeigt ein Beispiel für ein Teilprognoseformular, in dem ein Anwender ein Ziel eingeben, Änderungen vornehmen und Änderungen in Echtzeit sehen kann.

rbeitskräfteprognose – Berichtsprozess

Der letzte Schritt ist die Berichterstattung, die sich in zwei Hauptteile gliedert.

Zunächst müssen Berichte erstellt werden, um die Abweichungen der Personalprognose von der tatsächlichen Entwicklung nach Abteilung zu ermitteln.  Anschließend werden die Abweichungen analysiert und dokumentiert.  Ermitteln Sie, ob die Abweichungen darauf zurückzuführen sind, dass die Annahmen nicht korrekt waren, und ändern Sie dann das Modell, so dass es in Zukunft genauer sein kann.  Falls die Abweichungen auf geänderte Entscheidungen zurückzuführen sind, dokumentieren Sie es, damit es in Zukunft verfügbar ist, falls Fragen auftauchen.

Zweitens: Bestimmen Sie die Personalkennzahlen, die für die Organisation wichtig sind.  Im Folgenden sind einige Metriken aufgeführt, die hilfreich sein können:

• Einnahmen/Mitarbeiter: Verfolgt die Produktivität der Organisation im Laufe der Zeit.
• Mitarbeiterfluktuation: Anzahl der Kündigungen geteilt durch die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter.  Hinweis: Änderung zur Trennung von freiwilligen und unfreiwilligen Kündigungen.
• Nutzen Kosten/Mitarbeiter: Bestimmen Sie den Trend, indem Sie alle Nutzen durch den Mitarbeiter dividieren.  Eine Variation ist das Dividieren durch die Gesamtlohnsumme.
• Prozentsatz der Überstunden: Überstunden geteilt durch die Gesamtlohnsumme.
• Zeit seit der letzten Beförderung: durchschnittliche Zeit in Monaten seit der letzten Beförderung.  Dies kann auf ein Problem hinweisen, wenn viele Spitzenkräfte ausscheiden.
• Zeit bis zur Einstellung: die Anzahl der Tage, die im Durchschnitt von der Entsendung einer Position bis zur Unterzeichnung des Angebotsschreibens vergehen.
• Engagement: Verwenden Sie eine Umfrage, um den Mitarbeitern jährlich Fragen zu stellen und im Zeitverlauf zu vergleichen.

Dieses Dashboard-Beispiel wird von Microsoft zur Verfügung gestellt und zeigt eine visuelle Personalanalyse – https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/sample-human-resources.

Solver stellt eine Reihe von Modellen zur Prognose des Personalbedarfs zur Verfügung, um Sie bei der Vorbereitung auf den Erfolg zu unterstützen. Sie können sich einige Beispiele in den folgenden Bildern ansehen.

Kontaktieren Sie Solver, um mehr über die Personalprognose zu erfahren

Die Personalprognose ist eine unerlässliche Funktion für alle Organisationen, und alles beginnt mit einem guten strategischen Plan. Wenn dieser vollständig ist und vermittelt wird, stellen Sie dann den Datenzugriff bereit und erstellen Modelle, die erstklassige Entscheidungen ermöglichen. Zum Schluss analysieren Sie die Berichte, überprüfen die Metriken und nehmen auf der Grundlage der Analyse Änderungen vor.

Das Solver-Team kann Sie bei der Umsetzung Ihrer Personalplanung und Erfolgsprognose unterstützen. Wenden Sie sich noch heute an unser Team oder fordern Sie eine Demo an, um weitere Informationen über unsere Tools für das Corporate Performance Management zu erhalten.